porozumět oficiálním dopisům – vyvarujte se nedorozumění

Oficiální psaní je pro mnoho lidí často výzvou. Složité formulace, technický žargon a dlouhé věty ztěžují okamžité pochopení dopisů z kanceláře. To často vede k nedorozuměním, která mohou mít vážné následky. V následujícím textu jsou vysvětlena nejčastější nedorozumění v oficiálních dopisech a jsou uvedeny tipy, jak se jim vyhnout.

Obtížné technické termíny a zkratky

Oficiální dopisy jsou často posety odbornými termíny a zkratkami, které nejsou pro laiky vždy srozumitelné. Příkladem toho jsou pojmy jako „zveřejnění“, „schválení“ nebo zkratky jako „ALG II“ (dávka v nezaměstnanosti II). Tento technický jazyk znamená, že mnoho příjemců nerozumí skutečnému obsahu psaní.

Příklady technických termínů:

• prohlásit:oficiální dokument obsahující rozhodnutí úřadu.
• Povolení:schválení nebo povolení pro konkrétní akci nebo akci.
• ALG II:Dávka v nezaměstnanosti II, sociální benefit k zajištění živobytí.

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Použijte glosář:Mnoho úřadů nabízí aGlosářna jejich webových stránkách, které vysvětlují nejdůležitější pojmy.
• Zeptejte se:Pokud existuje nějaká nejistota, neměli bychom váhat a zeptat se přímo úřadu.
• Získejte pomoc:existují bezplatné služby, jako je ta našeNěmecký tlumočníkkteré pomáhají reprodukovat psaní ve srozumitelném jazyce.

Složité větné struktury

Dlouhé a spletité věty jsou dalším problémem v oficiálních dopisech. Takové struktury ztěžují zachování společné nitky a rozpoznání jádra psaní.

Příklad vnořené věty:‚Podle§ 24 odst. 2 druhé knihy sociálního kodexu(SGB ii) Příjemci mají za určitých podmínek nárok na dodatečné požadavky za předpokladu, že splňují požadavky§ 21 odstavec 2 SGB IIsetkat se splnit

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• rozdělené věty:Pokuste se rozdělit dlouhé sady na kratší jednotky.
• Identifikujte klíčová slova:Věnujte pozornost klíčovým slovům a hlavním příkazům v textu.
• Podpora vyhledávání:Získejte pomoc od osoby, která má zkušenosti s oficiálním psaním, nebo využijte překladatelské služby.

různé výklady termínů

Běžné nedorozumění se týká výkladu termínů. Často není jasné, zda platí lhůta ode dne zápisu nebo od data přijetí. To může vést k problémům, pokud jsou důležité termíny zmeškany.

Důležité typy období:

• Období námitek:časový rámec, ve kterém lze podat námitku proti rozhodnutí.
• Lhůta platby:období, ve kterém musí být provedena platba.

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Zkontrolujte datum:Věnujte velkou pozornost datu uvedenému v dopise.
• Použijte kalendář:Pomocí kalendáře jasně označte termíny a jednejte včas.
• vytvořit jasnost:Pokud není lhůta nejasná, měli byste se okamžitě zeptat příslušného orgánu.

Nejasné pokyny a požadavky

Někdy oficiální dopisy obsahují pokyny, které jsou obtížně srozumitelné nebo jejichž přesný význam je nejasný. To často platí pro žádosti nebo formuláře, které je třeba vyplnit.

Příklady nejasných pokynů:

• ‚Přiložte prosím všechny relevantní dokumenty.‘
• ‚Vyplňte žádost zcela a čitelně.‘

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• vytvořit kontrolní seznam:Udělejte si seznam požadovaných dokumentů a zjistěte, zda máte vše.
• Použijte příklady:Mnoho úřadů nabízí vzorové formuláře nebo vyplňovací pomůcky.
• Vyhledejte nápovědu:Používejte služby, které poskytují podrobnou nápovědu k vyplnění, jako je ta našeNěmecký tlumočník.

Nejednoznačné formulace

Duplexní nebo nejednoznačné formulace mohou vést k nedorozuměním, zejména pokud jde o právní nebo finanční záležitosti.

Příklad nejednoznačné formulace:‚Mají nárok na podporu.‘

To může znamenat, že již získáte podporu nebo že o ni stále musíte žádat.

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Všimněte si kontextu:Přečtěte si pozorně všechny texty, abyste lépe porozuměli kontextu.
• Hledáte jasnost:V případě pochybností se zeptejte přímo úřadu, co přesně je myšleno.
• Použijte podporu:Použijte překladatelské služby k pochopení přesného obsahu.

nejednoznačné výrazy a formulace

Někdy úřady používají nejednoznačné výrazy, které lze interpretovat jinak. To často vede ke zmatku a nejistotě.

Příklady nejednoznačných výrazů:

• ‚Vaše žádost bude zpracována.‘ Znamená to, že se již zpracovává nebo že bude brzy zpracován?
• ‚Brzy dostanete odpověď.‘ Jak dlouho bude „již brzy“?

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Zeptejte se:Neváhejte požádat úřady, aby si ujasnily.
• Časový rámec požadavku:Požádejte konkrétně o časový rámec, pokud jsou uvedeny nejasné časy.

různé výklady pojmů

Někdy různí lidé chápou něco jiného stejným pojmem. To je problematické zejména v oficiálních kontextech, pokud je důležité přesné znění.

Příklad:

• „Příjmy“ mohou zahrnovat různé složky, jako je plat, příjem z pronájmu, úroky atd.

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Zkontrolujte definice:Podívejte se, zda písmo obsahuje definice nebo odkazuje na právní definice.
• Zeptejte se:Zeptejte se, zda je termín nejasný nebo může mít více významů.

Různé jazykové bariéry

Pro lidi, kteří nemluví německy jako se svým mateřským jazykem, jsou oficiální dopisy často ještě obtížnější srozumitelné. Jazyková nedorozumění mohou vést k falešným činům nebo opomenutím.

Tipy, jak se vyhnout nedorozuměním:

• Používejte překlady:Nechte si dopis přeložit do mateřského jazyka.
• Využijte tlumočnické služby:Používejte tlumočnické služby, které mohou pomoci s překladem a vysvětlením.
• Používejte nabídky jednoho jazyka:Mnoho úřadů nabízí informace srozumitelným jazykem.

běžné příčiny nedorozumění

1. Složitý jazyk:technické termíny a komplikované větné struktury.
2. Nejasné termíny:Nedorozumění ohledně toho, kdy začínají a končí termíny.
3. Vágní pokyny:nespecifické požadavky, které je obtížné interpretovat.
4. nejednoznačné formulace:nejednoznačná prohlášení, která vedou ke zmatku.
5. Jazykové bariéry:Potíže s porozuměním úřednímu jazyku pro nerodilé mluvčí.

Typické údaje v oficiálních dopisech

• Datum výstavy:datum, kdy byl dopis vytvořen.
• Období námitek:období, ve kterém lze vznést námitku proti rozhodnutí.
• Lhůta platby:datum, do kterého musí být provedena platba.
• Doba platnosti:období, o které dopis platí.
• Termín přihlášky:lhůta, ve které musí být podána žádost.
• Schůzka:datum a čas plánované schůzky s úřadem.

běžná nedorozumění a jejich řešení

Tipy pro lepší pochopení dopisů od úřadů

1. Read carefully:Udělejte si čas na pozorné čtení psaní.
2. značka:Označte důležitá místa a termíny, kterým nerozumíte.
3. Zeptejte se:Nebojte se zeptat úřadů, pokud není něco jasné.
4. Vyhledejte nápovědu:Využijte nabídky, jako je ta našeNěmecký tlumočník.
5. Zkontrolujte porozumění:Nechte si dopis zkontrolovat někým, kdo se dobře vyzná v oficiálních dopisech.

závěr

Nedorozumění v oficiálních dopisech jsou běžná, ale lze se jim vyhnout správnými strategiemi a nástroji. Pečlivé čtení psaní, používání nabídek pomoci a kladení přímých otázek o nejednoznačnosti jsou zásadními kroky k minimalizaci nedorozumění.