Supraskite oficialius laiškus – venkite nesusipratimų
Oficialus rašymas dažnai yra iššūkis daugeliui žmonių. Dėl sudėtingų formuluočių, techninio žargono ir ilgų sakinių sunku iš karto suprasti laiškus iš biuro. Tai dažnai sukelia nesusipratimų, kurie gali turėti rimtų pasekmių. Toliau paaiškinami dažniausiai pasitaikantys nesusipratimai oficialiuose laiškuose ir pateikiami patarimai, kaip jų išvengti.
Sudėtingi techniniai terminai ir santrumpos
Oficialūs laiškai dažnai pateikiami techniniais terminais ir santrumpomis, kurios ne visada suprantamos pasauliečiams. To pavyzdžiai yra tokie terminai kaip „atskleidimas“, „patvirtinimas“ arba santrumpos, pvz., „ALG II“ (bedarbio pašalpa II). Ši techninė kalba reiškia, kad daugelis gavėjų nesupranta tikrojo rašto turinio.
Techninių terminų pavyzdžiai:
- deklaruoti:oficialus dokumentas, kuriame yra institucijos sprendimas.
- Leidimas:konkretaus veiksmo ar veiksmo patvirtinimas arba leidimas.
- ALG II:Bedarbio pašalpa II, socialinė išmoka pragyvenimui užtikrinti.
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Naudokite žodynėlį:Daugelis autoritetų siūlo aGlosarijusjų svetainėse, kuriose paaiškinami svarbiausi terminai.
- Paklausk:Jei yra neaiškumų, reikėtų nedvejodami paklausti valdžios tiesiogiai.
- Gaukite pagalbos:Yra nemokamų paslaugų, tokių kaip mūsųVokiečių valdžios vertėjaskurie padeda atkurti rašymą suprantama kalba.
Sudėtingos sakinių struktūros
Ilgi ir vingiuoti sakiniai yra dar viena oficialių laiškų problema. Dėl tokių struktūrų sunku išlaikyti bendrą giją ir atpažinti rašymo esmę.
Įdėto sakinio pavyzdys:„PagalSocialinio kodekso antrosios knygos 24 straipsnio 2 dalis(SGB II) Naudos gavėjai turi teisę į papildomus reikalavimus tam tikromis sąlygomis, jei jie atitinka§ 21 2 dalis SGB IISusipažinkite su pilnatve
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Padalinti sakiniai:Pabandykite suskaidyti ilgus rinkinius į trumpesnius vienetus.
- Nustatykite raktinius žodžius:Atkreipkite dėmesį į raktinius žodžius ir pagrindinius teiginius tekste.
- Ieškoti palaikymo:Gaukite pagalbos iš asmens, turinčio oficialaus rašymo patirties, arba pasinaudokite vertimo paslaugomis.
Įvairios terminų interpretacijos
Dažnas nesusipratimas yra susijęs su terminų aiškinimu. Dažnai neaišku, ar taikomas laikotarpis nuo rašymo datos, ar nuo gavimo datos. Tai gali sukelti problemų, jei praleisti svarbūs terminai.
Svarbūs laikotarpio tipai:
- Prieštaravimo laikotarpis:terminas, per kurį galima pateikti prieštaravimą dėl sprendimo.
- Mokėjimo terminas:laikotarpis, per kurį turi būti atliktas mokėjimas.
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Patikrinimo data:Atidžiai atkreipkite dėmesį į laiške nurodytą datą.
- Naudokite kalendorių:Naudokite kalendorių, kad aiškiai pažymėtumėte terminus ir veiktumėte laiku.
- sukurti aiškumą:Jei terminas neaiškus, nedelsdami kreipkitės į kompetentingą instituciją.
Unclear instructions and requirements
Kartais oficialiuose laiškuose yra nurodymų, kuriuos sunku suprasti arba kurių tiksli reikšmė neaiški. Tai dažnai taikoma paraiškoms ar formoms, kurias reikia užpildyti.
Neaiškių instrukcijų pavyzdžiai:
- ‘Prašome pridėti visus susijusius dokumentus.’
- ‘Visiškai ir įskaitomai užpildykite paraišką.’
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Sukurti kontrolinį sąrašą:Sudarykite reikalingų dokumentų sąrašą ir pažiūrėkite, ar turite viską.
- Naudokite pavyzdžius:Daugelis institucijų siūlo pavyzdines formas arba pagalbines priemones.
- Ieškokite pagalbos:Naudokite paslaugas, teikiančias išsamią užpildymo pagalbą, pvz., mūsųVokiečių valdžios vertėjas.
Dviprasmiškos formuluotės
Dvipusis arba dviprasmiškas formulavimas gali sukelti nesusipratimų, ypač kai kalbama apie teisinius ar finansinius dalykus.
Dviprasmiškos formuluotės pavyzdys:‘Jie turi teisę į paramą.’
Tai gali reikšti, kad jau gaunate paramą arba kad vis tiek turite kreiptis dėl jos.
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Atkreipkite dėmesį į kontekstą:Atidžiai perskaitykite visus raštus, kad geriau suprastumėte kontekstą.
- Ieškau aiškumo:Jei abejojate, tiesiogiai paklauskite valdžios, kas tiksliai turima omenyje.
- Naudokite palaikymą:Norėdami suprasti tikslų turinį, naudokite vertimo paslaugas.
Dviprasmiškos išraiškos ir formuluotės
Kartais autoritetai vartoja dviprasmiškus posakius, kuriuos galima interpretuoti skirtingai. Tai dažnai sukelia painiavą ir nesaugumą.
Dviprasmiškų posakių pavyzdžiai:
- ‘Jūsų prašymas bus apdorotas.’ Ar tai reiškia, kad jis jau apdorojamas, ar netrukus bus apdorotas?
- – Greitai gausite atsakymą. Kiek laiko „greitai ateis“?
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Paklausk:Nedvejodami paprašykite valdžios institucijų gauti aiškumo.
- Prašyti laiko tarpo:Jei nurodytas neaiškus laikas, teiraukitės konkrečiai laiko.
Įvairios terminų interpretacijos
Kartais skirtingi žmonės tą patį terminą supranta kitaip. Tai ypač problematiška oficialiuose kontekstuose, jei tiksli formuluotė yra svarbi.
Pavyzdys:
- „Pajamos“ gali apimti įvairius komponentus, tokius kaip atlyginimas, nuomos pajamos, palūkanos ir kt.
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Patikrinkite apibrėžimus:Pažiūrėkite, ar rašte yra apibrėžimų, ar kalbama apie teisinius apibrėžimus.
- Paklausk:Paklauskite, ar terminas neaiškus, ar gali turėti kelias reikšmes.
Skirtingi kalbos barjerai
Žmonėms, kurie nekalba vokiškai kaip gimtoji, oficialius laiškus dažnai dar sunkiau suprasti. Kalbiniai nesusipratimai gali sukelti klaidingus veiksmus ar neveikimą.
Patarimai, kaip išvengti nesusipratimų:
- Naudokite vertimus:Leiskite laišką išversti į jūsų gimtąją kalbą.
- Naudokite vertimo žodžiu paslaugas:Naudokite vertimo žodžiu paslaugas, kurios gali padėti vertimui ir paaiškinimui.
- Naudokite vienos kalbos pasiūlymus:Daugelis valdžios institucijų siūlo informaciją paprasta kalba.
Dažnos nesusipratimų priežastys
- Sudėtinga kalba:Techniniai terminai ir sudėtingos sakinių struktūros.
- Neaiškūs terminai:Nesusipratimai, kada prasideda ir baigiasi terminai.
- Neaiškios instrukcijos:Nespecifiniai reikalavimai, kuriuos sunku interpretuoti.
- Dviprasmiškos formuluotės:Dviprasmiški teiginiai, sukeliantys painiavą.
- Kalbos barjerai:Sunku suprasti oficialią kalbą nekalbantiems žmonėms.
Tipiški duomenys oficialiuose laiškuose
- Parodos data:Laiško sukūrimo data.
- Prieštaravimo laikotarpis:laikotarpis, per kurį prieštarauti sprendimui.
- Mokėjimo terminas:data, iki kurios turi būti atliktas mokėjimas.
- Galiojimo laikas:Laikotarpis, kuriam taikomas laiškas.
- Application deadline:laikotarpis, per kurį turi būti pateikta paraiška.
- Paskyrimas:Numatyto susitikimo su institucija data ir laikas.
Dažni nesusipratimai ir jų sprendimai
| Nesusipratimas | Priežastis | Sprendimas |
|---|---|---|
| Techniniai terminai nesuprantami | Sudėtinga kalba | Naudokite žodynėlį, paklauskite |
| Terminas neteisingai interpretuotas | Neaiškus terminas | Check date, use calendar |
| Neaiškios instrukcijos | Neaiškios formulės | Kontrolinis sąrašas, naudokite pavyzdžius |
| Dviprasmiškos formuluotės | Dviprasmiškumas tekste | Apsvarstykite kontekstą, ieškokite aiškumo |
| Ilgos sakinio struktūros | Įdėti sakiniai | padalinti sakinius, atpažinti raktinius žodžius |
| Kalbos barjerai | Nevietinis | vertimai, naudokite vertimo žodžiu paslaugas |
Patarimai, kaip geriau suprasti valdžios laiškus
- Atidžiai perskaitykite:Skirkite laiko atidžiai perskaityti raštą.
- ženklas:Pažymėkite svarbias vietas ir terminus, kurių nesuprantate.
- Paklausk:Nebijokite paklausti valdžios, jei kažkas neaišku.
- Ieškokite pagalbos:Pasinaudokite tokiais pasiūlymais kaip mūsųVokiečių valdžios vertėjas.
- Patikrinkite supratimą:Tegul laišką patikrina kažkas, kas gerai išmano oficialius laiškus.
išvada
Nesusipratimai oficialiuose laiškuose yra dažni, tačiau jų galima išvengti naudojant tinkamas strategijas ir įrankius. Atidus rašto skaitymas, pagalbos pasiūlymų naudojimas ir tiesioginių klausimų apie dviprasmiškumą uždavimas yra esminiai žingsniai, siekiant sumažinti nesusipratimų skaičių.
