Shkresë zyrtare e kuptuar – për të shmangur keqkuptimet

Shkresë zyrtare është shpesh një sfidë për shumë njerëz. Komplekse formulime, përdorimi i zhargonin dhe dënime të gjata e bëjnë të vështirë për të kuptuar letra nga zyra menjëherë. Kjo shpesh çon në keqkuptime që mund të ketë pasoja të rënda. Në Vijim janë më të zakonshme të gabuara janë shpjeguar në zyrtar e Shkrimit, si dhe këshilla se si ju mund të shmangur ato.

Vështirë të termave dhe shkurtimeve

Letra zyrtare shpesh janë realizuar mbushur me teknike dhe shkurtimet që nuk janë për layperson për të kuptuar. Shembujt përfshijnë terma të tillë si ‘të ditur’, ‘leje’ apo shkurtime të tilla si ‘papunëve II’ (papunëve II). Ky zhargon do të thotë që shumë marrësve të kuptuar përmbajtjen aktuale të letrës.

Shembuj kushtet teknike:

• Njoftim: Një dokument zyrtar, që një vendimi të një autoriteti publik në të.
• Leje: një qëndrimi apo leje për një veprim të caktuar ose të matur.
• ALG II: papunëve II, sociale performancës për jetesë.

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Fjalori i përdorur: Shumë autoriteteve të sigurojë një Fjalor e tyre në web faqet, në të cilën konceptet kryesore janë shpjeguar.
• Kërkesat: kur Në dyshim, ju nuk duhet të hezitoni, në mënyrë të drejtpërdrejtë të autoritetit të pyesni.
• Ndihmë: Nuk janë të lirë të Shërbimeve, të tilla si tonë autoritetet anglisht përkthyes, të ndihmojë, të Shkruar në një gjuhë të qartë.

Një Fjalisë Strukturat

E gjatë dhe rrjetore grupe janë një Problem tjetër zyrtare me Shkrim. Struktura të tilla e bëjnë të vështirë për të mbajtur të kuq fije dhe thelbi i shkrimit.

Shembull i fjalisë: ‘në përputhje me nenin 24, paragrafi 2, i kodit sociale ligjit të Dytë të librit (SGB II), përfitimet me të drejtë, sipas kushteve të caktuara, të kenë të drejtë për më shumë, nëse kërkesat e § 21, paragrafi 2, i SGB II takohen.’

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Vendos të ndahet: Provoni dënime të gjata në njësitë më të shkurtër të çmontimit.
• Fjalët kyç të identifikuar: i kushtoj Vëmendje të fjalë kyçe dhe pikat kryesore në Tekst.
• Mbështetja: ju Mund të ndihmojë një Person, i përjetojnë me shkresë zyrtare, ose ju mund të përdorni të shërbimeve të përkthimit.

Interpretimet e ndryshme të afateve

Një keqkuptim i zakonshëm ka të bëjë me Interpretimin e afateve. Shpesh nuk është e qartë nëse ka një afat kohor nga data e letrës ose nga data e pranimit të zbatohet. Kjo mund të çojë në probleme kur të rëndësishme afatet janë të humbur.

E Rëndësishme Afati Lloje:

• Opozita periudha: afati kohor brenda të cilit një ankesë kundër vendimit për t’u futur mund të.
• Pagesa periudha: periudha brenda të cilën pagesa duhet të jetë.

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Data e testit: shikoni me kujdes në datën se Letra është quajtur.
• Kalendari përdorim: ju mund të Përdorni një kalendar për periudhat për të nxjerrë në pah dhe në kohën e duhur për të vepruar.
• Qartësia: Nëse në një afat që është i paqartë, ju duhet menjëherë tek autoriteti kompetent kërkon.

E paqartë udhëzimet dhe kërkesat

Ndonjëherë shkresë zyrtare përfshirë udhëzimet janë të vështira për t’u kuptuar, ose i të cilit saktë kuptimi është i paqartë. Kjo zakonisht është e aplikacioneve ose format që duhet të plotësohet.

Shembuj të paqartë udhëzime:

• ‘Ju lutem të sigurojë të gjitha dokumentet përkatëse.’
• ‘Plotësoni aplikimin plotësisht dhe legibly.’

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Kontrolloni listën: të Krijojë një listë e dokumentet e kërkuara dhe të kontrolloni për të parë nëse ju keni gjithçka.
• Shembuj përdorimi: Shumë autoriteteve të ofruar mostra të formave të ndryshme, apo të japë ndihmë për të.
• Ndihmë: ju mund të Përdorni Shërbimet udhëzime të detajuara për plotësimin e ofertës, të tilla si tonë autoritetet anglisht përkthyes.

E Paqartë Formulime

E paqartë ose e papërcaktuar formulime mund të çojë në keqkuptime, veçanërisht kur është fjala për juridike apo çështjet financiare.

Shembull i një frazë e paqartë: ‘ju keni të drejtë për të mbështetur.’

Kjo mund të thotë që ju të merrni mbështetje, apo që ato duhet të zbatohen.

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Konteksti shënim: lexoni të gjithë Letrën me kujdes për kontekstin për të kuptuar më mirë atë.
• Qartësi të kërkoni për: pyetni në rast të dyshimit, në mënyrë të drejtpërdrejtë të autoritetit në pajtim me çfarë saktësisht është menduar.
• Mbështetja: ju mund të Përdorni të shërbimeve të përkthimit të saktë të përmbajtjes për të kuptuar.

E paqartë shprehjet dhe formulime

Ndonjëherë autoritetet për përdorimin e paqartë shprehjet që mund të interpretohen. Kjo shpesh çon në konfuzion dhe pasiguri.

Shembuj të paqartë shprehjet:

• ‘Kërkesa juaj është duke u përpunuar.’ Kjo do të thotë që ju do të keni tashmë të përpunuar, apo që ju së shpejti do të jenë të përpunuara?
• ‘Së shpejti do të marrë një përgjigje.’ Sa kohë është ‘së shpejti’?

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Pyesim: a nuk do të Frikësuar, për autoritetin që të kërkojë qartësi për të marrë.
• Afati kohor pyet: pyetni në mënyrë specifike për një periudhe kohe të, nëse jeni të paqartë e informacionit në kohë.

Interpretimet e ndryshme të termave të

Ndonjëherë, disa njerëzve e kuptojnë të njëjtin koncept e diçka të Ndryshme. Kjo është veçanërisht në kontekste zyrtare është problematike, nëse fjalët e sakta është e rëndësishme.

Shembull:

• ‘Të ardhurat’ mund të përfshijnë komponentët e llojllojshme, të tilla si paga, të ardhurave nga qiraja, normat e interesit, etj.

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Përkufizimet për provë: mund të Shihni atë, në qoftë se Letra përmban përkufizime apo përcaktimeve ligjore, referencat.
• Pyes: kërkoni, në qoftë se në një afat që është i paqartë ose disa kuptime mund të ketë.

Të Ndryshme Barrierat Gjuhësore

Për njerëzit të cilët nuk e flasin gjuhën angleze si gjuhën e tyre amtare, janë shkresë zyrtare është shpesh edhe më të vështirë për të. Gjuhësore keqkuptimet mund të çojë në gabim veprimet ose mosveprimet.

Këshilla për shmangien e dyshimit:

• Përkthime: ju Mund të Shkruani në gjuhën tuaj amtare dhe të përkthyer.
• Përkthyes të shërbimeve: ju mund të Përdorni shërbimet e një përkthyesi në Përkthim dhe shpjegim mund të ndihmojë.
• Të thjeshtë të përdorimit të gjuhës: Shumë autoriteteve për të siguruar informacione në gjuhë të thjeshtë.

Shkaqet e përbashkëta për keqkuptim

1. Komplekse gjuhë e terma teknike dhe e komplikuar dënimit strukturave.
2. E paqartë afatet: keqkuptime kur periudha të fillojë dhe të përfundojë.
3. Të paqarta udhëzimet: Paspecifikuar kërkesat e vështirë për të interpretuar.
4. E paqartë formulime: paqartë deklarata, konfuzion është rezultati.
5. Barrierat gjuhësore: vështirësitë në të Kuptuarit e gjuhës për Jo-native speakers.

Tipike e të dhënave të shkruar

• Çështja data: data në të cilën Letër kishte krijuar.
• Opozita periudha: periudha në të cilat ajo është kundër një vendimi objekt mund të.
• Afati i pagesës: data në të cilën pagesa duhet të jetë bërë.
• Periudha e vlefshmërisë: periudha e kohës që Shkruaj është e vlefshme.
• Aplikimi periudha: periudha brenda së cilës një kërkesë duhet të jetë.
• Takim: datën dhe orën e caktuar të takimit me autoritetin.

Përbashkët keqkuptime dhe zgjidhjet e tyre

Këshilla për një kuptim më të mirë të autoriteteve të shkruar

1. Lexuar: të Marrë kohë për të Shkruar për ta lexuar me kujdes.
2. Highlight: Theksoj Pikë të rëndësishme dhe kushtet që ju nuk e kuptoni.
3. Pyesim: a nuk do të Frikësuar, për autoritetin për të bërë pyetje nëse diçka është e paqartë.
4. Kërkoni ndihmë: Përfitojnë nga shërbimet mbështetëse të tilla si tonë autoritetet anglisht përkthyes.
5. Kontrolloni të kuptuarit e tyre: ju Mund të Shkruajë dikush një kontroll, edhe me shkresë zyrtare është e njohur.

Përfundim

Keqkuptimet zyrtare Shkrimi janë shpesh, por me të drejtë strategjitë dhe mjetet janë të shmanget. Një sakta leximin e letrës, e ofruar Përdorimin e organizatave ndihmëse dhe të drejtpërdrejtë të Pyesni nëse diçka është e paqartë, janë hapa të domosdoshme në mënyrë për të minimizuar keqkuptime.