Owerhede post en privaatheid beleid: jy moet aandag gee
Die hantering van die owerhede post is dikwels kompleks en vereis spesiale aandag, veral met betrekking tot die beskerming van data. Die wetlike basis vir hierdie kan gevind word in die beskerming van data basiese regulering (DSGVO) en die Federale data protection act (BDSG).
Hierdie regulasies bepaal hoe persoonlike data is verwerk, beskerm en nodig het om gered te word, selfs in die konteks van kommunikasie tussen burgers en owerhede.
Foute kan ernstige gevolge hê, soos privaatheid oortredings, of versuim om te voldoen aan die tyd perke. Toepaslike gevolge wat wissel van boetes in die hof verrigtinge indien’n besluit nie beantwoord word nie in’n tydige wyse, of sensitiewe inligting in die verkeerde hande.
Watter data is vervat deur die owerhede post?
Owerhede pos bevat die mees sensitiewe persoonlike inligting. Dit sluit in:
- Naam, adres en kontak besonderhede
Dit is die basiese persoonlike data, die unieke opdrag aan’n Persoon. - Belasting of sosiale versekering nommers
, Hierdie getalle is veral sensitief, want dit is direk verband hou met die belasting wet, of die maatskaplike dienste gekoppel is. - Inligting oor inkomste, bates of laste,
Regulerende Skryf, soos aanslag kennisgewings of Bestellings kan kry gedetailleerde finansiële inligting. - Gesondheid data
in die Besonder, in die geval van die briewe van gesondheid versekering maatskappye, gesondheidsorg kantore of die Departement van gesondheid is die beskerming van hierdie data is uiters belangrik. - Wet-verwante inligting, soos aanmanings, regsgeding dreigemente, of aansoeke
, Soos briewe bevat dikwels sperdatums en eise, die wetlike gevolge kan wees.
Onbehoorlike hantering van sodanige dokumente daar is’n risiko dat ongemagtigde derde partye toegang tot vertroulike inligting. Dit kan lei tot die identiteit van diefstal, die finansiële verlies, of ander wetlike probleme.
Wenke vir veilige hantering van die owerhede post
Dokumente in’n veilige plek
Jy kan gebruik sluitbare kabinette of spesiale lêer dopgehou te beskerm sensitiewe dokumente van die toegang deur derde partye. Die dokumente gestoor word digitaal, dit word aanbeveel’n geïnkripteer hardeskyf of’n veilige Wolk diens wat voldoen aan die vereistes van die DSGVO. Seker wees om die reëls van toegang regte vir’n akkurate pas om wagwoorde te verander op’n gereelde basis.
Posbus gereeld nagaan
Gemis sperdatums kan duur gevolge. Maak seker dat jy jou e-Pos in’n tydige wyse en wysig dit. Dit sluit ook die posbus daaglikse, indien moontlik, om te leeg is, om nie te mis nie enige belangrike Skryf. In baie gevalle, is dit raadsaam om die oordrag van aanstellings onmiddellik, in’n digitale of analoog kalender en voeg aanmanings.
Enkripsie van digitale kommunikasie
As jy kommunikeer met digitale agentskappe, kan jy gebruik veilige E-Pos dienste, met die kodering of die sogenaamde ‘spesiale elektroniese owerhede posbus’ (BeBPo), as wat dit is in jou toestand beskikbaar. In die Oordrag van dokumente, jy moet versigtig wees om nie te stuur vertroulike inligting slegs in geïnkripteer aanhegsels. So, jy kan verhoed dat sensitiewe data kan nie onderskep word.
Oorspronklike gee slegs wanneer dit nodig is
Tik die oorspronklike dokumente slegs as dit is streng noodsaaklik is. Andersins, afskrifte dikwels voldoende wees. ‘n owerheid moet vereis dat die Oorspronklike, dit word aanbeveel om te stuur dit per geregistreerde pos en in die aanloop afskrifte of digitale Skanderings, so as om te wees in die geval van verlies beskerm.
Algemene probleme wanneer die hantering van die owerhede post
Sperdatum mislukkings
Sperdatums wat in owerhede post, is wetlik bindend is. Vertraagde Aksie kan lei tot negatiewe gevolge, soos boetes of die hof verrigtinge. Jy kan merk belangrike datums in jou kalender en stel Aanmanings in jou Smartphone of op die Rekenaar. As jy onseker is, byvoorbeeld, oor die presiese begin van die Tydperk, dit word aanbeveel vir die bevoegde owerheid te vra ten einde misverstande te vermy.
Verlore Dokumente
Die verlies van die owerhede post kan nie net die gevaar van die privaatheid, maar ook reg nadele. Red belangrike dokumente, dus, digitale, byvoorbeeld, deur die skandering op’n geïnkripteer hardeskyf of in’n veilige Wolk stoor. Verseker dat die sistematiese stoor, sodat jy kan vind die dokumente vinnig.
Die begrip van probleme
Baie mense het probleme om te verstaan die dikwels komplekse taal in die Owerhede effekte. Ons gratis Diens help diegene Skryfwerk in eenvoudige taal omskep: owerhede-engels tolk. Daar kan jy oplaai gedeeltes of betree en kry’n duidelike, maklik-om-te verstaan Weergawe van die teks. Alternatiewelik, ‘n paar plaaslike raad te verskaf op die webwerf om jou te help jy Ontsyfer hulle deur die owerhede engels.
Stappe om te voldoen aan die beskerming van data
Privaatheid-Verwante Verpligtinge
Volgens die DSGVO en die BDSG burgers en instellings verplig is om die beskerming van persoonlike inligting teen misbruik. Dit geld ook vir private dokumente, soos belasting wetsontwerpe of eis vorms. So gou As data te verwerk, dit moet nagegaan word wat die verwerking is wettig, en vir die beoogde doel. Individue moet ook versamel slegs die persoonlike data, of te red, as dit absoluut noodsaaklik is.
Data minimalisering
In vorms, net die data wat absoluut nodig is. Bykomende inligting wat nie absoluut noodsaaklik is nie, moet vermy word. Check voor die voltooiing van aansoeke, indien enige inligting is regtig nodig is. Ongemagtigde derde partye het minder geleenthede om onnodig groot stelle data.
Veilige verwydering van dokumente
Jy vernietig onnodige dokumente wat bevat sensitiewe data, met behulp van’n shredder. Dit verhoed dat inligting kan vervaardig word deur’n derde party, weer. Maak seker dat die sekuriteit vlak van die toestel: Vir die hoogs sensitiewe dokumente, ‘n deeltjie sny (sekuriteit vlak P-4 of hoër) word aanbeveel.
Belangrike statistieke rondom die beskerming van data en die owerhede post
| Thema | Prozentsatz oder Zahl |
|---|---|
| Deel van die Duitsers, check jou e-Pos gereeld op die beskerming van data | 38 % |
| Gevalle van data lekkasies aan die owerhede (Duitsland, 2023) | 1.200 gerapporteerde voorvalle |
| Gemiddelde tyd in die owerhede briewe | 2 tot 4 weke |
| Persentasie van die mense wat probleme met die owerhede briewe het | 54 % |
Hierdie Syfers toon dat die veilige hantering van die owerhede verwaarloos om te post en privaatheid dikwels, al is, die risiko’s is aansienlike. Sedert ongeveer die helfte van die mense het probleme met die kompleksiteit van die owerhede van die briewe, daar is’n hoë waarskynlikheid dat sperdatums gemis word of die beskerming van data maatreëls te word oor die hoof gesien.
Regte en verpligtinge in die beskerming van data konteks
Reg van toegang (artikel 15 DSGVO)
Elke Persoon het die reg om te eis van die owerhede of maatskappye met inligting oor die data wat gestoor word oor wat jy is wat gebruik word en vir watter doel die doel van hierdie is om te wees. Jy moet die vermoede bestaan dat’n owerheid vereis meer inligting, of die winkels, wanneer dit nodig is, kan jy maak’n geskrewe versoek vir inligting.
Reg om te regstelling (artikel 16 DSGVO)
Hulle het daarop dat in die amptelike dokumentasie verkeerde of verouderde data, jy het die reg om regstelling. Dit is veral belangrik indien verkeerde inligting kan’n impak op jou belasting of sosiale besluite te neem.
Reg om te Uitwissing (artikel 17 DSGVO)
Onder sekere omstandighede (byvoorbeeld, as jou data onwettig verwerk of met die oorspronklike doel nie meer bestaan nie), kan jy die vraag verwydering van jou persoonlike data. Egter, spesiale stoor, aansoek doen vir die owerhede dikwels nie tyd perke, sodat die onmiddellike verwydering is nie altyd moontlik nie.
Reg van appèl (artikel 77 DSGVO)
Jy voel hoe jou data word hanteer deur’n openbare gesag is onregverdig behandel, kan jy’n klag by die verantwoordelike die beskerming van data Toesighoudende gesag. Hierdie tjeks of’n data protection is’n oortreding, en, indien nodig, te inisieer verdere stappe.
Spesiale kenmerke vir digitale regering kommunikasie
Die progressiewe digitalisation lei tot meer en meer owerhede aan te bied digitale toegang paaie. Dit sluit in:
- Aanlyn vorms: belasting opgawes, aansoeke vir behuising voordeel of BAföG kan nou ten volle digitale, ingedien word.
- E-Regering portaal: Baie munisipaliteite en provinsies in die aanlyn-werk-portale waar gebruikers volgens die registrasie verskeie dienste versoek.
- Elektroniese handtekeninge: die identiteit van die aansoeker te verseker, is dikwels’n elektroniese handtekening, of Aanlyn identifikasie (byvoorbeeld, via die eID funksie van die ID-kaart) word vereis.
Egter, die digitale kommunikasie behels die risiko’s. Die data verkeer oor die Internet kan potensieel onderskep word, wat is die rede waarom’n end-tot-end kodering en veilige wagwoorde is die deurslaggewende faktore. Maak seker dat jy gereeld Updates vir jou Rekenaar en ander toestelle aan te teken, te sluit sekuriteit gapings.
Veilige wagwoorde en twee-faktor verifikasie
Veral in die geval van die toevoegings tot die owerhede portals, jy word sterk aangeraai om te gebruik sterk wagwoorde. ‘n veilige wagwoord:
- Bevat Hoofletters en kleinletters, syfers en spesiale karakters.
- Ten minste twaalf karakters lank wees.
- Moet nie gebruik word in ander kontekste (bv., E-Pos, Sosiale Media) is gebruik.
Waar dit moontlik is om in staat te stel Multi-faktor verifikasie (MFA). So’n ongemagtigde toegang is selfs meer moeilik, want na die wagwoord is ingevoer, ‘n bykomende sekuriteit kode (byvoorbeeld, deur SMS of App) is nodig.
Die stoor en die behoud tydperke
Vir Private Individue
Oor die algemeen, individue is nie nodig nie, amptelike dokumente oor baie lang periodes van tyd winkel. Egter, daar is’n paar dokumente wat bewaar moet word vir’n paar jaar:
- Belasting assesserings (ten minste vier jaar, soos die belasting kantoor in die geval van enige Verifikasie van dokumente versoek)
- Pensioen dokumente (vir die Lewe winkel! Die inligting van die pensioenfonds beskeie of sosiale sekuriteit die rekords kan word jaar later.)
- Geregtelike dokumente (So lank hou, as die proses is hangende is, plus’n paar jaar later)
Vir die self-diens en maatskappye
Wat loop van’n besigheid, of’n freelancer is, onderhewig aan deel tyd perke meer streng stoor, byvoorbeeld, ses of tien jaar vir belasting-relevante dokumente. Ook, kontrakte en rekeningkundige dokumente moet behaal word in daardie tyd.
Privaatheid en bekendmaking aan derde partye
Dikwels owerhede moet verder bewys, jy kan sien net deur derde partye (soos werkgewers, banke, gesondheid versekering maatskappye). In sulke gevalle, dit is dikwels nodig om’n toestemming, jou inligting kan bekend gemaak word. Let daarop:
- Doel
, Die gesag kan gebruik om die data slegs vir die spesifieke doel van die gebruik. - Toestemming vorms versigtig lees
, Nie selde bevat klousules dat’n meer uitgebreide gebruik van hul data te laat, soos nodig sou wees. In die geval van twyfel, vra of beperkende opmerkings. - Onttrekking
jy het die reg om te onttrek jou toestemming op enige tyd te onttrek. Tot die tyd van die herroeping, wettig was die verwerking van bedrywighede, bly egter oor die algemeen nie.
Sekuriteit in die digitale era
E-Pos vs. Pos
Owerhede bied die vermoë om te stuur dokumente via e-Pos. Dit is’n staat-gesertifiseerde diens wat beloof om’n meer veilige kommunikasie as die konvensionele E-Pos. Egter, nie deur die NL-Pos op’n landwye basis, wat is die rede waarom baie mense voortgaan om te vertrou op konvensionele Pos of encrypted E-Posse. As jy het’n gesag De-aanbod e-Pos, moet jy kyk of jy die toepaslike infrastruktuur en of dit is die moeite werd.
Elektroniese Rekords Bestuur
In baie owerhede analoog prosesse sal vervang word geleidelik deur elektroniese lêers. Die burgers van die voordeel dat sekere dokumente is meer maklik beskikbaar is digitaal, en vinniger kan uitgeruil word. Op dieselfde tyd’n hoë vlak van data sekuriteit is van kardinale belang. Elektroniese lêers kan slegs gemagtigde werknemers kan toegang tot, en al die toegang moet aangemeld word. As jy enige vrae het oor die hantering van jou elektroniese lêer, kan jy kontak met die DPO.
Opsomming en Outlook
Die hantering van die owerhede, post nie net vereis organisatoriese vaardighede, maar ook’n bewustheid vir die beskerming van sensitiewe data. Deur die gebruik van’n veilige stoor stelsels, digitale gereedskap en’n deeglike beskerming van data te bestuur, risiko’s kan tot die minimum beperk word. Diegene wat gereeld verskyn met die openbare owerhede, moet ook aandag gee aan’n deursigtige en geïnkripteer kommunikasie om te verhoed dat data lekkasies en misverstande.
Die belangrikste punte wat jy moet onthou:
- Privaatheid: Sensitiewe data in onversekerde E-Pos aanhangsels of ontsluit gids.
- Tyd bestuur: Rekord van al die Sperdatums en stel tydige aanmanings.
- Begrip: neem Voordeel van die ondersteuning dienste soos die owerhede in die duitse taal tolke, berading sentrums of Hotlines, om die ingewikkelde Saak te verstaan.
- Digitale sekuriteit: die Gebruik van veilige wagwoorde, geënkripteerde Verbindings en, indien nodig, Multi-faktor verifikasie.
- Dokument bestuur: red dokumente so lank as wat hulle is betrokke kan wees. Raak ontslae van onnodige dokumente veilig.
As jy aandag te gee aan hierdie aspekte, lê’n stewige Fondament vir betroubare, veilige en tydige kommunikasie met die owerhede. Dus, die stres potensiaal en die risiko van finansiële of wetlike nadele is aansienlik verminder. In die besonder, in’n tyd waarin meer en meer prosesse digitale, wen die beskerming van persoonlike data verdere belang. ‘n goeie voorbereiding en’n bewuste gebruik van die private data is die sleutel om te voldoen aan die vereistes van die DSGVO, die beskerming van data wet en die vereistes van die owerhede.
As jy’n spesifieke Brief, of versoek iets onduidelik is, moet asseblief nie huiwer om te kyk vir hulp. Of op neighbourly help, verbruikers-sentrums of Aanlyn-dienste – ‘n verskeidenheid van aanbiedinge wat beskikbaar is aan jou. So jy kan wees seker dat jy voldoen aan al die sperdatums en jou persoonlike data op enige tyd, om behoorlik te beskerm.
In gevolgtrekking kan ons sê: Met’n klein organisasie, ywer en die nodige privaatheid bewustheid, jy sal in staat wees om te sien die owerhede van die alledaagse lewe in’n ontspanne manier. Dokumente chaos, privaatheid ongelukke en sperdatums gemis deur middel van’n gestruktureerde benadering, deurlopende opleiding en die Gebruik van geskikte gereedskap kan word grootliks vermy word.
