السلطات البريدية وحماية البيانات: عليك الانتباه إلى هذا

غالبًا ما يكون التعامل مع الوظائف الرسمية معقدًا ويتطلب اهتمامًا خاصًا ، لا سيما فيما يتعلق بحماية البيانات. يمكن العثور على الأساس القانوني لذلك في اللائحة العامة لحماية البيانات (اللائحة العامة لحماية البيانات) وكذلك في قانون حماية البيانات الاتحادي (bdsg).

تحدد هذه اللوائح كيفية معالجة البيانات الشخصية وتخزينها وحمايتها ، وكذلك فيما يتعلق بالتواصل بين المواطنين والسلطات.

يمكن أن يكون للأخطاء عواقب وخيمة ، مثل انتهاكات حماية البيانات أو المواعيد النهائية الفائتة. تتراوح العواقب المقابلة من الغرامات إلى الإجراءات القانونية إذا لم يتم الرد على القرار في الوقت المناسب أو تقع البيانات الحساسة في الأيدي الخطأ.

ما هي البيانات التي يحتوي عليها البريد الحكومي؟

عادةً ما يحتوي بريد المسؤولين على معلومات شخصية حساسة. وتشمل هذه:

• الاسم والعنوان وتفاصيل الاتصال
  هذه هي البيانات الشخصية الأساسية التي تتيح مهمة واضحة لشخص ما.
• أرقام الضرائب أو الضمان الاجتماعي
  هذه الأرقام حساسة بشكل خاص ، لأنها مرتبطة ارتباطًا مباشرًا بالضرائب أو الفوائد الاجتماعية.
• معلومات عن الدخل أو الأصول أو الديون
  قد تحتوي الرسائل الرسمية مثل التقييمات الضريبية أو إشعارات المطالبة على معلومات مالية مفصلة.
• البيانات الصحية
  خاصة عند كتابة شركات التأمين الصحي أو صناديق الرعاية التمريضية أو وزارة الصحة ، فإن حماية هذه البيانات هي الأولوية القصوى.
• المعلومات ذات الصلة بالقانون ، مثل التذكيرات والتهديدات بالدعاوى أو الاقتراحات
  غالبًا ما تحتوي هذه الرسائل على مواعيد نهائية ومطالب يمكن أن يكون لها عواقب قانونية.

ينطوي التعامل غير السليم مع هذه المستندات على خطر حصول الأطراف الثالثة غير المصرح بها على معلومات سرية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى سرقة الهوية أو الأضرار المالية أو مشاكل قانونية أخرى.

نصائح للتعامل الآمن مع الوظائف الرسمية

الحفاظ على المستندات آمنة

استخدم خزانات قابلة للقفل أو مجلدات ملفات خاصة لحماية المستندات الحساسة من الوصول من قبل أطراف ثالثة. إذا تم تخزين المستندات رقميًا ، يوصى باستخدام محرك أقراص ثابت مشفر أو خدمة سحابية آمنة تلبي متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تأكد من تنظيم حقوق الوصول بدقة وتغيير كلمات المرور بانتظام.

تحقق من صندوق الوارد بانتظام

يمكن أن يكون للمواعيد النهائية الفائتة عواقب باهظة. تأكد من فتح بريدك وتحريره على الفور. يتضمن ذلك أيضًا إفراغ صندوق البريد يوميًا قدر الإمكان حتى لا تتغاضى عن الرسائل المهمة. في كثير من الحالات ، يُنصح بنقل المواعيد على الفور إلى تقويم رقمي أو تناظري وتقديم تذكيرات.

التشفير في الاتصالات الرقمية

إذا كنت تتواصل رقميًا مع السلطات ، فاستخدم خدمات البريد الإلكتروني الآمنة مع التشفير أو ما يسمى بـ ‘صندوق بريد السلطة الإلكترونية الخاص’ (BEBPO) إذا كان متاحًا في ولايتك. عند تقديم المستندات ، يجب التأكد من إرسال محتوى سري فقط في المرفقات المشفرة. هذا يمنع اعتراض البيانات الحساسة أثناء التنقل.

فقط تحرير النسخ الأصلية عند الحاجة

فقط قم بتمرير المستندات الأصلية إذا لزم الأمر. خلاف ذلك ، غالبًا ما تكون النسخ كافية. إذا طلبت سلطة الأصل ، فمن المستحسن إرسالها بالبريد المسجل وعمل نسخ أو عمليات مسح رقمية مسبقًا حتى تتم حمايتها في حالة الضياع.

مشاكل متكررة في التعامل مع مكاتب البريد الرسمية

المواعيد النهائية الفائتة

المواعيد النهائية المشار إليها في المنشور الرسمي ملزمة قانونًا. يمكن أن يؤدي التأخير إلى عواقب سلبية ، مثل الغرامات أو إجراءات المحكمة. ضع علامة على التواريخ المهمة في التقويم الخاص بك وقم بتعيين مساعدات التذكير على هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر. في حالة عدم اليقين ، على سبيل المثال حول البداية الدقيقة للفترة ، يُنصح بمطالبة السلطة المسؤولة لتجنب سوء الفهم.

المستندات المفقودة

لا يمكن أن يؤدي فقدان البريد الرسمي إلى تعريض حماية البيانات للخطر فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى عيوب قانونية. لذلك ، قم بتأمين المستندات المهمة رقميًا ، على سبيل المثال عن طريق عمليات المسح على محرك أقراص ثابت مشفر أو في تخزين سحابي آمن. انتبه إلى ملف منهجي حتى تتمكن من العثور على المستندات بسرعة إذا لزم الأمر.

فهم المشاكل

يجد العديد من المواطنين صعوبة في فهم اللغة المعقدة في كثير من الأحيان في الرسائل الرسمية. خدمتنا المجانية تساعد على تحويل هذه الحروف إلى لغة عادية:مترجم السلطات الألمانية. هناك يمكنك تحميل أو إدخال مقاطع والحصول على نسخة واضحة وسهلة الفهم من النص. بدلاً من ذلك ، تقدم بعض مراكز المشورة البلدية في الموقع أيضًا المساعدة في فك رموز اللغة الألمانية الرسمية.

خطوات الامتثال لحماية البيانات

التزامات الخصوصية ذات الصلة

وفقًا لـ GDPR و BDSG ، فإن المواطنين والمؤسسات ملزمون بحماية البيانات الشخصية من سوء الاستخدام. ينطبق هذا أيضًا على المستندات الخاصة مثل التقييمات الضريبية أو نماذج الطلبات. بمجرد معالجة البيانات ، يجب التحقق مما إذا كانت المعالجة قانونية ومخصصة. لذلك يجب على الأفراد العاديين جمع أو تخزين أكبر قدر ممكن من البيانات حسب الضرورة القصوى.

اقتصاد البيانات

في النماذج ، فقط قم بتوفير البيانات الضرورية للغاية. يجب تجنب المعلومات الإضافية غير الضرورية تمامًا. قبل ملء الطلبات ، تحقق مما إذا كانت أي معلومات مطلوبة حقًا. وبالتالي ، فإن الأطراف الثالثة غير المصرح بها لديها فرص أقل للوصول إلى مجموعات البيانات الكبيرة غير الضرورية.

التخلص الآمن من المستندات

إتلاف المستندات غير الضرورية التي تحتوي على بيانات حساسة باستخدام آلة تمزيق المستندات. هذا يمنع استرداد المعلومات من قبل أطراف ثالثة. انتبه إلى مستوى الأمان الصحيح للجهاز: يوصى بقطع الجسيمات (مستوى الأمان P-4 أو إصدار أحدث) للمستندات شديدة الحساسية.

إحصاءات هامة عن حماية البيانات ومكتب البريد الرسمي

توضح هذه الأرقام أن التعامل الآمن مع مكتب البريد الحكومي وحماية البيانات غالبًا ما يتم إهماله ، على الرغم من أن المخاطر كبيرة. نظرًا لأن أكثر من نصف الأشخاص يعانون من مشاكل في تعقيد الرسائل الموجهة إلى السلطات ، فهناك احتمال كبير بأن المواعيد النهائية ستضيع أو سيتم التغاضي عن تدابير حماية البيانات.

الحقوق والالتزامات في سياق حماية البيانات

الحق في المعلومات (المادة 15 من اللائحة العامة لحماية البيانات)

لكل شخص الحق في طلب معلومات من السلطات أو الشركات حول البيانات المخزنة عنهم ولأي غرض يتم استخدامها. إذا كنت تشك في أن سلطة ما ستجمع أو تخزن بيانات أكثر من اللازم ، فيمكنك تقديم طلب كتابي للحصول على معلومات.

الحق في التصحيح (المادة 16 من اللائحة العامة لحماية البيانات)

إذا وجدت أن المستندات الرسمية بها بيانات غير صحيحة أو قديمة ، فيحق لك التصحيح. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت المعلومات غير الصحيحة يمكن أن تؤثر على إخطاراتك الضريبية أو الاجتماعية.

حق الحذف (المادة 17 من اللائحة العامة لحماية البيانات)

في ظل ظروف معينة (على سبيل المثال ، إذا تمت معالجة بياناتك بشكل غير صحيح أو لم يعد تحديد الغرض الأصلي موجودًا) ، يمكنك طلب حذف البيانات الشخصية. ومع ذلك ، غالبًا ما تنطبق فترات الاحتفاظ الخاصة على السلطات ، بحيث لا يكون الحذف الفوري ممكنًا دائمًا.

الحق في الاستئناف (المادة 77 اللائحة العامة لحماية البيانات)

إذا كنت تشعر بمعاملة غير عادلة من قبل سلطة عند التعامل مع بياناتك ، فيمكنك تقديم شكوى إلى سلطة الإشراف على حماية البيانات المسؤولة. يتحقق هذا مما إذا كان هناك انتهاك لحماية البيانات ، وإذا لزم الأمر ، يتخذ المزيد من الخطوات.

خصوصيات اتصالات السلطات الرقمية

تعني الرقمنة التقدمية أن المزيد والمزيد من السلطات تقدم طرق وصول رقمية. وتشمل هذه:

• نماذج عبر الإنترنت: يمكن الآن تقديم الإقرارات الضريبية أو طلبات الحصول على إعانة الإسكان أو BAFÖG رقميًا بالكامل.
• بوابات الحكومة الإلكترونية: توفر العديد من البلديات والمقاطعات بوابات يمكن للمستخدمين من خلالها التقدم للحصول على خدمات مختلفة بعد التسجيل.
• التوقيعات الإلكترونية: من أجل ضمان هوية مقدم الطلب ، غالبًا ما تكون التوقيعات الإلكترونية أو تحديد الهوية عبر الإنترنت (على سبيل المثال عبر وظيفة EID لبطاقة الهوية) مطلوبة.

ومع ذلك ، فإن الاتصالات الرقمية تنطوي أيضًا على مخاطر. يمكن اعتراض حركة المرور عبر الإنترنت ، وهذا هو السبب في أن التشفير من طرف إلى طرف وكلمات المرور الآمنة هي عوامل حاسمة. تأكد من استيراد التحديثات بانتظام لجهاز الكمبيوتر الخاص بك والأجهزة الأخرى لسد فجوات الأمان.

كلمات مرور آمنة ومصادقة متعددة العوامل

خاصة مع الوصول إلى بوابات السلطة ، يجب عليك بالتأكيد استخدام كلمات مرور قوية. كلمة مرور آمنة:

1. يحتوي على أحرف كبيرة وصغيرة وأرقام وأحرف خاصة.
2. يبلغ طوله اثني عشر حرفًا على الأقل.
3. لا ينبغي استخدامه في سياقات أخرى (مثل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي).

حيثما أمكن ، قم بتنشيط المصادقة متعددة العوامل (MFA). يعد الوصول غير المصرح به أكثر صعوبة لأن رمز الأمان الإضافي (على سبيل المثال عبر الرسائل القصيرة أو التطبيق) مطلوب بعد إدخال كلمة المرور.

فترات التخزين والاحتفاظ

للأفراد

من حيث المبدأ ، لا يُلزم الأفراد العاديون بالاحتفاظ بالوثائق الرسمية لفترات طويلة جدًا من الزمن. ولكن هناك بعض الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها لعدة سنوات:

• تقييمات الضرائب(أربع سنوات على الأقل ، حيث يمكن لمكتب الضرائب طلب مستندات لمراجعة محتملة)
• وثائق المعاشات(البقاء مدى الحياة! المعلومات من إشعارات المعاشات التقاعدية أو مستندات الضمان الاجتماعي يمكن أن تكون مهمة بعد سنوات.)
• وثائق قضائية(حفظ ما دام الإجراء معلقًا ، بالإضافة إلى بضع سنوات بعد ذلك)

للعاملين لحسابهم الخاص والشركات

أي شخص يدير شركة أو يعمل بشكل مستقل يخضع أحيانًا لفترات احتفاظ أكثر صرامة ، على سبيل المثال ب. ست أو عشر سنوات للمستندات ذات الصلة بالضرائب. يجب أن تكون العقود أو مستندات المحاسبة متاحة أيضًا خلال هذا الوقت.

حماية البيانات ونقلها إلى أطراف ثالثة

غالبًا ما تحتاج السلطات إلى دليل إضافي على أنها قد تكون قادرة فقط على تلقيها من أطراف ثالثة (مثل أرباب العمل والبنوك وشركات التأمين الصحي). في مثل هذه الحالات ، غالبًا ما يكون إعلان الموافقة مطلوبًا حتى يتم تمرير بياناتك. ملاحظة:

1. تخصيص
   يجوز للهيئة استخدام البيانات فقط للغرض المحدد.
2. اقرأ نماذج الموافقة بعناية
   ليس من غير المألوف بالنسبة لهم أن يحتويوا على بنود تسمح باستخدام بياناتك على نطاق واسع أكثر مما قد يكون ضروريًا. إذا كنت في شك ، اسأل أو قم بالإدلاء بتعليقات مقيدة.
3. انسحاب
   لديك الحق في سحب موافقتك في أي وقت. ومع ذلك ، فإن جميع المعالجة التي تم تنفيذها بشكل قانوني حتى وقت الإلغاء عادة ما تظل غير متأثرة.

الأمن في العصر الرقمي

البريد الإلكتروني مقابل إلغاء البريد

تقدم السلطات أحيانًا خيار إرسال المستندات عبر إزالة البريد. هذه خدمة معتمدة من الدولة تعد باتصالات أكثر أمانًا من البريد الإلكتروني التقليدي. ومع ذلك ، لم يسود إزالة البريد في جميع المجالات ، ولهذا السبب يستمر العديد من المواطنين في الاعتماد على البريد الكلاسيكي أو رسائل البريد الإلكتروني غير المشفرة. إذا عرضت عليك إحدى السلطات إلغاء البريد ، فيجب عليك التحقق مما إذا كانت لديك البنية التحتية المناسبة وما إذا كان الجهد مفيدًا.

حفظ الملفات الإلكترونية

في العديد من السلطات ، يتم استبدال العمليات المماثلة على التوالي بملفات إلكترونية. هذا له ميزة للمواطنين أن بعض المستندات متاحة بسهولة رقميًا ويمكن تبادلها بسرعة أكبر. ومع ذلك ، في الوقت نفسه ، يعد مستوى عالٍ من أمان البيانات أمرًا بالغ الأهمية. قد تكون الملفات الإلكترونية متاحة فقط للموظفين المصرح لهم ويجب تسجيل أي وصول. إذا كان لديك أي أسئلة حول التعامل مع ملفك الإلكتروني ، فيمكنك الاتصال بمسؤول حماية البيانات الرسمي مباشرة.

الملخص والتوقعات

لا يتطلب التعامل مع الوظائف الرسمية مهارات تنظيمية فحسب ، بل يتطلب أيضًا الوعي بحماية البيانات الحساسة. يمكن التقليل من المخاطر باستخدام أنظمة تخزين آمنة وأدوات رقمية وإدارة دقيقة لحماية البيانات. إذا كنت على اتصال منتظم بالسلطات ، فيجب عليك أيضًا الانتباه إلى الاتصالات الشفافة والمشفّرة لتجنب تسرب البيانات وسوء الفهم.

النقاط الرئيسية التي يجب أن تتذكرها:

1. خصوصية: لا تنتمي البيانات الحساسة إلى مرفقات بريد إلكتروني غير آمنة أو مجلدات غير مقفلة.
2. إدارة الموعد النهائي: قم بتدوين جميع المواعيد النهائية وقم بتعيين التذكيرات في الوقت المناسب.
3. فهم: استفد من عروض المساعدة مثل مترجم السلطات الألماني أو مراكز المشورة أو الخطوط الساخنة لفهم البريد الرسمي المعقد.
4. الأمن الرقمي: استخدم كلمات مرور آمنة واتصالات مشفرة ومصادقة متعددة العوامل عند الحاجة.
5. إدارة المستندات: احتفظ بالمستندات طالما أنها قد تكون ذات صلة. تخلص بأمان من المستندات غير الضرورية.

يضع أي شخص يلاحظ هذه الجوانب أساسًا متينًا للتواصل الموثوق به والآمن وفي الوقت المناسب مع السلطات. هذا يقلل بشكل كبير من احتمالية الإجهاد ومخاطر العيوب المالية أو القانونية. خاصة في الوقت الذي تصبح فيه المزيد والمزيد من العمليات رقمية ، لا تزال حماية البيانات الشخصية تكتسب أهمية. يعد التحضير الجيد والتعامل الواعي مع بياناتك الخاصة هما المفتاح لتلبية متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات و BDSG ومتطلبات السلطات.

إذا كان هناك شيء غير واضح بالنسبة لك في خطاب أو طلب محدد ، فلا تتردد في طلب الدعم. سواء من خلال مساعدة الحي أو مراكز استشارات المستهلك أو الخدمات عبر الإنترنت – تتوفر لك العديد من العروض. لذلك يمكنك التأكد من أنك ستلتزم بجميع المواعيد النهائية وتحمي بياناتك الشخصية بشكل صحيح في جميع الأوقات.

في الختام ، يمكن القول: مع القليل من التنظيم والرعاية والوعي الضروري بحماية البيانات ، يمكنك التطلع إلى الحياة الحكومية اليومية بطريقة مريحة. يمكن تجنب فوضى المستندات وأعطال حماية البيانات والمواعيد النهائية الفائتة إلى حد كبير من خلال نهج منظم والتدريب المستمر الإضافي واستخدام الأدوات المناسبة.