Comprendre les lettres officielles – Évitez les malentendus

La rédaction officielle est souvent un défi pour beaucoup de gens. Les formulations complexes, le jargon technique et les longues phrases rendent difficile la compréhension des lettres du bureau immédiatement. Cela entraîne souvent des malentendus qui peuvent avoir de graves conséquences. Dans ce qui suit, les malentendus les plus courants dans les lettres officielles sont expliqués et des conseils sont donnés sur la façon de les éviter.

Termes et abréviations techniques difficiles

Les lettres officielles sont souvent parsemées de termes techniques et d’abréviations qui ne sont pas toujours compréhensibles pour les profanes. Des exemples en sont des termes tels que ‘divulgation’, ‘approbation’ ou abréviations telles que ‘ALG II’ (bénéfice de chômage II). Ce langage technique signifie que de nombreux destinataires ne comprennent pas le contenu réel de la rédaction.

Exemples de termes techniques :

• Définition :Un document officiel contenant une décision d’une autorité.
• Autorisation :approbation ou autorisation pour une action ou une action spécifique.
• ALG II :Indemnité de chômage II, une allocation sociale pour sécuriser les moyens de subsistance.

Conseils pour éviter les malentendus :

• Utilisez le glossaire :De nombreuses autorités proposent unGlossairesur leurs sites Web, qui expliquent les termes les plus importants.
• Demandez :En cas d’incertitude, il ne faut pas hésiter à demander directement à l’autorité.
• Get help:Il existe des services gratuits comme le nôtreInterprète des autorités allemandesqui aident à reproduire l’écriture dans un langage compréhensible.

complex sentence structures

Les phrases longues et alambiquées sont un autre problème dans les lettres officielles. De telles structures rendent difficile le maintien du fil conducteur et la reconnaissance du cœur de l’écriture.

Exemple de phrase imbriquée :‘SelonArticle 24 (2) du deuxième livre du Code social(SGB II) Les bénéficiaires ont droit à des exigences supplémentaires sous certaines conditions, à condition qu’ils satisfont aux exigences de la§ 21 paragraphe 2 SGB IIrencontrer remplir

Conseils pour éviter les malentendus :

• Diviser les phrases :Essayez de décomposer les ensembles longs en unités plus courtes.
• Identifiez les mots clés :Faites attention aux mots-clés et aux principales déclarations du texte.
• Support de recherche :Obtenez de l’aide d’une personne qui a de l’expérience dans la rédaction officielle ou qui utilise des services de traduction.

Différentes interprétations des délais

Un malentendu courant concerne l’interprétation des délais. Il n’est souvent pas clair si un délai à partir de la date de rédaction ou de la date de réception s’applique. Cela peut entraîner des problèmes si des délais importants sont manqués.

Types de périodes importants :

• Période d’objection :Délai dans lequel une objection à une décision peut être introduite.
• Délai de paiement :période dans laquelle un paiement doit être effectué.

Conseils pour éviter les malentendus :

• Date de vérification :Portez une attention particulière à la date mentionnée dans la lettre.
• Utilisez le calendrier :Utilisez un calendrier pour indiquer clairement les délais et agir à temps.
• Create clarity:Si une date limite n’est pas claire, vous devez immédiatement demander à l’autorité compétente.

Instructions et exigences peu claires

Parfois, les lettres officielles contiennent des instructions difficiles à comprendre ou dont la signification exacte n’est pas claire. Cela s’applique souvent aux demandes ou aux formulaires à remplir.

Exemples d’instructions peu claires :

• ‘Veuillez joindre tous les documents pertinents.’
• ‘Remplissez l’application complètement et lisiblement.’

Conseils pour éviter les malentendus :

• Créer une liste de contrôle :Faites une liste des documents requis et voyez si vous avez tout.
• Utilisez des exemples :De nombreuses autorités proposent des formulaires d’échantillon ou des aides à remplir.
• Rechercher de l’aide :Utilisez des services qui fournissent une aide détaillée, comme le nôtreInterprète des autorités allemandes.

Formulations ambiguës

Les formulations en double ou ambiguës peuvent entraîner des malentendus, en particulier en ce qui concerne les questions juridiques ou financières.

Exemple de formulation ambiguë :‘Ils ont droit à un soutien.’

Cela peut signifier que vous obtenez déjà le support ou que vous devez encore en faire la demande.

Conseils pour éviter les malentendus :

• Notez le contexte :Lisez attentivement l’écriture entière pour mieux comprendre le contexte.
• Vous recherchez la clarté :En cas de doute, demandez directement à l’autorité ce que signifie exactement.
• Utilisez le support :Utilisez les services de traduction pour comprendre le contenu exact.

Expressions et formulations ambiguës

Parfois, les autorités utilisent des expressions ambiguës qui peuvent être interprétées différemment. Cela conduit souvent à la confusion et à l’insécurité.

Exemples d’expressions ambiguës :

• ‘Votre demande sera traitée.’ Cela signifie-t-il qu’il est déjà en cours de traitement ou qu’il sera traité prochainement ?
• ‘Vous obtiendrez une réponse bientôt.’ Combien de temps ‘viendra bientôt’ ?

Conseils pour éviter les malentendus :

• Demandez :N’hésitez pas à demander aux autorités de clarifier.
• Délai de demande :Demandez spécifiquement un délai si des heures ne sont pas claires.

Différentes interprétations des termes

Parfois, différentes personnes comprennent quelque chose de différent par le même terme. Ceci est particulièrement problématique dans les contextes officiels si la formulation exacte est importante.

Exemple :

• Le « revenu » peut inclure diverses composantes telles que le salaire, les revenus locatifs, les intérêts, etc.

Conseils pour éviter les malentendus :

• Vérifier les définitions :Voyez si l’écriture contient des définitions ou fait référence à des définitions légales.
• Demandez :Demandez si un terme n’est pas clair ou pourrait avoir plusieurs significations.

Différentes barrières linguistiques

Pour les personnes qui ne parlent pas l’allemand comme langue maternelle, les lettres officielles sont souvent encore plus difficiles à comprendre. Les malentendus linguistiques peuvent entraîner de fausses actions ou des omissions.

Conseils pour éviter les malentendus :

• Utilisez les traductions :Faites traduire la lettre dans votre langue maternelle.
• Utilisez les services d’interprétation :Utilisez des services d’interprétation qui peuvent aider à la traduction et à l’explication.
• Utilisez des offres en langue unique :De nombreuses autorités offrent des informations en langage clair.

Causes courantes de malentendus

1. Langage complexe :Termes techniques et structures de phrases compliquées.
2. Délais peu clairs :Les malentendus sur le début et la fin des délais.
3. Instructions vagues :exigences non spécifiques difficiles à interpréter.
4. Formulations ambiguës :Déclarations ambiguës qui prêtent à confusion.
5. Barrières linguistiques :Difficulté à comprendre la langue officielle des non-locuteurs.

Données typiques dans les lettres officielles

• Date d’exposition :Date de création de la lettre.
• Période d’objection :période pendant laquelle s’opposer à une décision.
• Délai de paiement :Date à laquelle un paiement doit être effectué.
• Période de validité :période pour laquelle la lettre s’applique.
• Date limite de candidature :période dans laquelle une demande doit être soumise.
• Nomination :Date et heure d’un rendez-vous prévu avec l’autorité.

Les malentendus courants et leurs solutions

Conseils pour une meilleure compréhension des lettres des autorités

1. Read carefully:Prenez le temps de lire attentivement l’écriture.
2. Marquez :Marquez les lieux et les termes importants que vous ne comprenez pas.
3. Demandez :N’ayez pas peur de demander aux autorités si quelque chose n’est pas clair.
4. Rechercher de l’aide :Profitez d’offres comme la nôtreInterprète des autorités allemandes.
5. Vérifier la compréhension :Faites vérifier la lettre par quelqu’un qui connaît bien les lettres officielles.

conclusion

Les malentendus dans les lettres officielles sont courants, mais peuvent être évités avec les bonnes stratégies et outils. Lire attentivement l’écriture, utiliser des offres d’aide et poser des questions directes sur l’ambiguïté sont des étapes essentielles pour minimiser les malentendus.