Institucijos POST ir duomenų apsauga: turite į tai atkreipti dėmesį

Darbas su oficialiais pareigomis dažnai yra sudėtingas ir reikalauja ypatingo dėmesio, ypač duomenų apsaugos srityje. Teisinį pagrindą tam galima rasti Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (GDPR), taip pat Federaliniame duomenų apsaugos įstatyme (BDSG).

Šios taisyklės nustato, kaip asmens duomenys turi būti tvarkomi, saugomi ir saugomi, taip pat susiję su piliečių ir valdžios institucijų ryšiu.

Klaidos gali turėti rimtų pasekmių, tokių kaip duomenų apsaugos pažeidimai arba praleisti terminai. Atitinkamos pasekmės svyruoja nuo baudų iki teisminių procedūrų, jei į sprendimą neatsakoma laiku arba neskelbtini duomenys patenka į netinkamas rankas.

Kokie duomenys yra vyriausybės įraše?

Oficialiame įraše paprastai yra neskelbtinos asmeninės informacijos. Tai apima:

• Vardas, adresas ir kontaktiniai duomenys
  Tai yra pagrindiniai asmens duomenys, leidžiantys aiškiai priskirti asmeniui.
• Mokesčių arba socialinio draudimo numeriai
  Šie skaičiai yra ypač jautrūs, nes yra tiesiogiai susiję su mokesčiais ar socialinėmis išmokomis.
• Informacija apie pajamas, turtą ar skolas
  Oficialiuose laiškuose, tokiuose kaip mokesčių apskaičiavimas ar pranešimai apie įspėjimą, gali būti išsamios finansinės informacijos.
• Sveikatos duomenys
  Ypač rašant sveikatos draudimo bendroves, ilgalaikės priežiūros draudimo fondus ar sveikatos skyrių, šių duomenų apsauga yra svarbiausias prioritetas.
• Su teisine informacija, pvz., priminimais, grasinimais ieškiniais ar pasiūlymais
  Tokiuose laiškuose dažnai pateikiami terminai ir reikalavimai, kurie gali turėti teisinių pasekmių.

Netinkamas tokių dokumentų tvarkymas kelia riziką, kad neteisėtos trečiosios šalys turės prieigą prie konfidencialios informacijos. Tai gali sukelti tapatybės vagystę, finansinę žalą ar kitas teisines problemas.

Patarimai, kaip saugiai tvarkyti oficialius pranešimus

Saugokite dokumentus

Naudokite užrakinamas spinteles arba specialius failų aplankus, kad apsaugotumėte neskelbtinus dokumentus nuo trečiųjų šalių prieigos. Jei dokumentai saugomi skaitmeniniu būdu, rekomenduojamas šifruotas standusis diskas arba apsaugota debesies paslauga, atitinkanti BDAR reikalavimus. Būtinai tiksliai reguliuokite prieigos teises ir reguliariai keiskite slaptažodžius.

Reguliariai tikrinkite gautuosius

Praleisti terminai gali turėti brangių pasekmių. Būtinai nedelsdami atidarykite ir redaguokite paštą. Tai taip pat apima pašto dėžutės ištuštinimą kuo kasdien, kad nebūtų nepastebėta svarbių raidžių. Daugeliu atvejų patartina nedelsiant perkelti susitikimus į skaitmeninį arba analoginį kalendorių ir pateikti priminimus.

Šifravimas skaitmeninėje komunikacijoje

Jei bendraujate su valdžios institucijomis skaitmeniniu būdu, naudokite saugias el. pašto paslaugas su šifravimu arba vadinamąja „Specialiosios elektroninės institucijos pašto dėžute“ (BEBPO), jei ji pasiekiama jūsų valstybėje. Pateikdami dokumentus turėtumėte siųsti konfidencialų turinį tik šifruotuose prieduose. Tai neleidžia perimti jautrių duomenų kelyje.

Išleiskite originalus tik tada, kai reikia

Dokumentų originalus perduoti tik esant būtinybei. Kitu atveju kopijų dažnai pakanka. Jei institucija prašo originalo, patartina jį išsiųsti registruotu paštu ir iš anksto daryti kopijas arba skaitmeninius nuskaitymus, kad būtų apsaugotas praradimo atveju.

Dažnos problemos dirbant su oficialiais įrašais

Praleisti terminai

Oficialiame pašte nurodyti terminai yra teisiškai privalomi. Pavėluoti veiksmai gali sukelti neigiamų pasekmių, tokių kaip baudos ar teismo procesas. Pažymėkite svarbias datas savo kalendoriuje ir nustatykite priminimo priemones išmaniajame telefone ar kompiuteryje. Kilus neaiškumams, pavyzdžiui, dėl tikslios laikotarpio pradžios, patartina pasiteirauti atsakingos institucijos, kad būtų išvengta nesusipratimų.

Pamesti dokumentai

Oficialaus pašto praradimas gali ne tik kelti pavojų duomenų apsaugai, bet ir turėti teisinių trūkumų. Todėl saugokite svarbius dokumentus skaitmeniniu būdu, pavyzdžiui, nuskaitydami užšifruotame standžiajame diske arba saugioje debesies saugykloje. Atkreipkite dėmesį į sistemingą paraišką, kad prireikus galėtumėte greitai rasti dokumentus.

Problemų supratimas

Daugeliui piliečių sunku suprasti dažnai sudėtingą oficialių laiškų kalbą. Mūsų nemokama paslauga padeda konvertuoti tokius laiškus į paprastą kalbą:Vokiečių valdžios vertėjas. Čia galite įkelti arba įvesti ištraukas ir gauti aiškią, lengvai suprantamą teksto versiją. Arba kai kurie vietoje esantys savivaldybių konsultacijų centrai taip pat siūlo pagalbą iššifruojant oficialią vokiečių kalbą.

Veiksmai, kaip laikytis duomenų apsaugos

Privatumas, susiję su įsipareigojimais

Remiantis BDAR ir BDSG, piliečiai ir institucijos privalo apsaugoti asmens duomenis nuo netinkamo naudojimo. Tai taip pat taikoma privatiems dokumentams, pvz., mokesčių apskaičiavimams ar paraiškų formoms. Kai tik duomenys apdorojami, reikia patikrinti, ar apdorojimas yra teisėtas ir skirtas. Todėl privatūs asmenys turėtų rinkti arba saugoti tik tiek duomenų, kiek būtina.

Duomenų ekonomika

Formose pateikite tik absoliučiai reikalingus duomenis. Reikėtų vengti papildomos informacijos, kuri nėra visiškai būtina. Prieš pildydami paraiškas, patikrinkite, ar tikrai reikia informacijos. Taigi neteisėtos trečiosios šalys turi mažiau galimybių pasiekti be reikalo didelius duomenų rinkinius.

Saugus dokumentų išmetimas

Sunaikinkite nereikalingus dokumentus, kuriuose yra neskelbtinų duomenų, naudodami dokumentų smulkintuvą. Tai neleidžia trečiosioms šalims atkurti informacijos. Atkreipkite dėmesį į teisingą įrenginio saugos lygį: labai jautriems dokumentams rekomenduojama atlikti dalelių pjūvį (saugos lygis P-4 arba naujesnis).

Svarbi statistika apie duomenų apsaugą ir oficialų pašto skyrių

Šie skaičiai rodo, kad saugus vyriausybės pašto ir duomenų apsaugos tvarkymas dažnai nepaisomas, nors rizika yra didelė. Kadangi daugiau nei pusė žmonių turi problemų dėl sudėtingų laiškų valdžios institucijoms, yra didelė tikimybė, kad terminai bus praleisti arba duomenų apsaugos priemonės bus nepastebėtos.

Teisės ir pareigos duomenų apsaugos kontekste

Teisė į informaciją (15 str. BDAR)

Kiekvienas asmuo turi teisę prašyti informacijos iš valdžios institucijų ar įmonių apie tai, kokie duomenys apie juos saugomi ir kokiu tikslu jie naudojami. Jei įtariate, kad institucija surinks arba saugos daugiau duomenų, nei reikia, galite pateikti raštišką informacijos užklausą.

Teisė ištaisyti (16 str. BDAR)

Jei nustatote, kad oficialiuose dokumentuose yra neteisingų arba pasenusių duomenų, turite teisę taisyti. Tai ypač svarbu, jei neteisinga informacija gali turėti įtakos jūsų mokesčių ar socialiniams pranešimams.

Teisė į išbraukimą (17 str. BDAR)

Esant tam tikroms sąlygoms (pvz., jei jūsų duomenys buvo apdoroti neteisingai arba nebėra pradinio tikslo apribojimo), galite prašyti ištrinti asmens duomenis. Tačiau valdžios institucijoms dažnai taikomi specialūs saugojimo terminai, todėl ne visada įmanoma nedelsiant ištrinti.

Teisė pateikti apeliaciją (77 str. BDAR)

Jei tvarkydami savo duomenis jaučiatės nesąžiningai elgiamasi su institucija, galite pateikti skundą atsakingai duomenų apsaugos priežiūros institucijai. Tai patikrina, ar nėra duomenų apsaugos pažeidimo, ir, jei reikia, imasi tolesnių veiksmų.

Skaitmeninių institucijų komunikacijos ypatumai

Laipsniškas skaitmeninimas reiškia, kad vis daugiau valdžios institucijų siūlo skaitmeninės prieigos maršrutus. Tai apima:

• Internetinės formos: Mokesčių deklaracijos, paraiškos dėl būsto pašalpos arba BAFÖG dabar gali būti pateiktos visiškai skaitmeniniu būdu.
• E. valdžios portalai: Daugelis savivaldybių ir rajonų teikia portalus, kuriuose vartotojai gali kreiptis dėl įvairių paslaugų po registracijos.
• Elektroniniai parašai: Siekiant užtikrinti pareiškėjo tapatybę, dažnai reikalingi elektroniniai parašai arba asmens tapatybės dokumentas internetu (pvz., naudojant asmens tapatybės kortelės EID funkciją).

Tačiau skaitmeninis bendravimas taip pat apima riziką. Srautas internetu gali būti perimtas, todėl šifravimas ir saugūs slaptažodžiai yra esminiai veiksniai. Būtinai reguliariai importuokite kompiuterio ir kitų įrenginių naujinimus, kad pašalintumėte saugos spragas.

Saugūs slaptažodžiai ir kelių veiksnių autentifikavimas

Ypač turėdami prieigą prie autoritetų portalų, tikrai turėtumėte naudoti stiprius slaptažodžius. Saugus slaptažodis:

1. Yra didžiosios ir mažosios raidės, skaitmenys ir specialieji simboliai.
2. yra mažiausiai dvylikos simbolių ilgio.
3. neturėtų būti naudojamas kituose kontekstuose (pvz., el. paštu, socialinėje žiniasklaidoje).

Jei įmanoma, suaktyvinkite daugiafaktorinį autentifikavimą (MFA). Neteisėta prieiga yra dar sunkesnė, nes įvedus slaptažodį reikalingas papildomas saugos kodas (pvz., naudojant SMS arba programėlę).

Saugojimo ir saugojimo laikotarpiai

Privatiems asmenims

Iš esmės privatūs asmenys neprivalo saugoti oficialių dokumentų labai ilgą laiką. Tačiau yra keletas dokumentų, kurie turėtų būti saugomi keletą metų:

• Mokesčių apskaičiavimai(mažiausiai ketverius metus, nes mokesčių inspekcija gali prašyti dokumentų galimai peržiūrai)
• Pensijų dokumentai(Likite visam gyvenimui! Informacija iš pranešimų iš pensijų ar socialinio draudimo dokumentų vis tiek gali būti svarbi po metų.)
• Teismo dokumentai(Išsaugokite tol, kol laukiama procedūra, ir po kelerių metų)

Savarankiškai dirbantiems asmenims ir įmonėms

Kiekvienam, kuris vadovauja verslui ar dirba laisvai samdomam darbuotojui, kartais taikomi griežtesni saugojimo laikotarpiai, pvz. B. Šeši ar dešimt metų mokesčiams svarbiems dokumentams. Per šį laiką taip pat turi būti prieinamos sutartys ar apskaitos dokumentai.

Duomenų apsauga ir perdavimas trečiosioms šalims

Institucijoms dažnai reikia papildomų įrodymų, kad jos gali gauti tik iš trečiųjų šalių (pvz., darbdavių, bankų, sveikatos draudimo bendrovių). Tokiais atvejais dažnai reikalingas sutikimas, kad jūsų duomenys būtų perduoti. Pastaba:

1. ATVARKAVIMAS
   Institucija duomenis gali naudoti tik konkrečiam tikslui.
2. Atidžiai perskaitykite sutikimo formas
   Neretai juose yra sąlygų, kurios leidžia plačiau naudoti jūsų duomenis, nei būtų būtina. Jei abejojate, klauskite arba pateikite ribojančius komentarus.
3. Atsiėmimas
   Jūs turite teisę bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą. Tačiau visas apdorojimas, kuris buvo teisėtai atliktas iki atšaukimo, paprastai lieka nepakitęs.

Saugumas skaitmeniniame amžiuje

El. paštas prieš De-Mail

Valdžios institucijos kartais siūlo galimybę siųsti dokumentus paštu. Tai valstybės sertifikuota paslauga, kuri žada saugesnį bendravimą nei įprastas el. Tačiau „De-Mail“ dar nevyravo, todėl daugelis piliečių ir toliau pasitiki klasikiniu paštu ar nešifruotais el. Jei institucija jums pasiūlo išsiųsti el. paštą, turėtumėte patikrinti, ar turite tinkamą infrastruktūrą ir ar to verta.

Elektroninių failų saugojimas

Daugelyje institucijų analogiški procesai paeiliui pakeičiami elektroniniais failais. Tai turi pranašumą piliečiams, kad tam tikri dokumentai yra lengviau prieinami skaitmeniniu būdu ir gali būti greičiau keičiami. Tačiau tuo pat metu aukštas duomenų saugumo lygis yra labai svarbus. Elektroniniai failai gali būti prieinami tik įgaliotiems darbuotojams, todėl bet kokia prieiga turi būti registruojama. Jei turite klausimų dėl elektroninės bylos tvarkymo, galite tiesiogiai susisiekti su oficialiu duomenų apsaugos pareigūnu.

Santrauka ir perspektyva

Norint dirbti su oficialiais pareigomis, reikia ne tik organizacinių įgūdžių, bet ir jautrių duomenų apsaugos suvokimo. Riziką galima sumažinti naudojant saugias saugojimo sistemas, skaitmeninius įrankius ir kruopštų duomenų apsaugos valdymą. Jei nuolat bendraujate su institucijomis, taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į skaidrų ir šifruotą ryšį, kad išvengtumėte duomenų nutekėjimo ir nesusipratimų.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos turėtumėte atsiminti:

1. Slaptumas: neskelbtini duomenys nepriklauso neapsaugotiems el. pašto priedams arba atrakintiems aplankams.
2. Terminų valdymas: Užsirašykite visus terminus ir laiku nustatykite priminimus.
3. Supratimas: Pasinaudokite pagalbos pasiūlymais, tokiais kaip valdžios institucijos vokiečių vertėjas, konsultacijų centrai ar karštosios linijos, kad suprastumėte sudėtingus oficialius pašto skyrius.
4. Skaitmeninis saugumas: Jei reikia, naudokite saugius slaptažodžius, užšifruotus ryšius ir kelių veiksnių autentifikavimą.
5. Dokumentų valdymas: Laikykite dokumentus tol, kol jie gali būti svarbūs. saugiai išmesti nereikalingus dokumentus.

Kiekvienas, kuris stebi šiuos aspektus, sudaro tvirtą pagrindą patikimam, saugiam ir savalaikiam bendravimui su valdžios institucijomis. Tai žymiai sumažina streso potencialą ir finansinių ar teisinių trūkumų riziką. Ypač tuo metu, kai vis daugiau procesų tampa skaitmeniniu, asmens duomenų apsauga ir toliau tampa vis svarbesnė. Geras pasiruošimas ir sąmoningas savo duomenų tvarkymas yra raktas į BDAR, BDSG ir valdžios institucijų reikalavimus.

Jei konkrečiame laiške ar paraiškoje jums kažkas neaišku, nedvejodami kreipkitės pagalbos. Nesvarbu, ar teikiate pagalbą kaimynystėje, vartotojų konsultacijų centrus ar internetines paslaugas – jums galimi daugybė pasiūlymų. Taigi galite būti tikri, kad laikysitės visų terminų ir visada tinkamai apsaugosite savo asmens duomenis.

Apibendrinant galima teigti, kad turėdami šiek tiek organizuotumo, priežiūros ir būtino duomenų apsaugos supratimo, galite ramiai laukti kasdienio valdžios gyvenimo. Dokumentų chaosas, duomenų apsaugos gedimai ir praleistų terminų iš esmės galima išvengti taikant struktūrizuotą požiūrį, nuolatinį tolesnį mokymą ir naudojant tinkamas priemones.