Patarimai, kaip tvarkyti oficialius pranešimus, kurie nėra gimtoji

Valdžios institucijos gali būti sudėtingos ir sunkiai suprantamos, ypač žmonėms, kurie visiškai nesupranta oficialios kalbos. Pagal Administracinių procedūrų įstatymo 17 skirsnis (VWVFG) Valdžios institucijos privalo būti aiškios ir suprantamos savo komunikacijoje, tačiau praktiškai daugelis laiškų išlieka sudėtingi. Siekiant išvengti nesusipratimų ar nereikalingų vėlavimų, pravartu žinoti keletą pagrindinių strategijų, kaip elgtis su tokiu įrašu.

Dažni iššūkiai vyriausybės komunikacijoje

Negimtakalbiai dažnai susiduria su keliomis kliūtimis apdorodami oficialų paštą:

Neaiškios formulės:Daugelis terminų ir sakinių yra labai formalūs arba teisėti. Tai gali sukelti painiavą dėl tikslaus rašto turinio.

nesuprantamos santrumpos:Tokios santrumpos kaip „est“ (pajamų mokestis), „prašyti“ (pranešimas apie mokesčius) arba „gv“ (teismų antstolis) gali būti sunkiai suprantamos be konteksto.

Terminai ir datos:Terminai dažnai būna trumpi, o jų praleidimas gali turėti rimtų pasekmių, tokių kaip baudos ar teisiniai veiksmai.

Daugiakalbiai iššūkiai:Net ir gerus kalbos įgūdžius turintys žmonės gali turėti sunkumų, nes valdžios institucijos dažnai vartoja labai specifinę terminiją.

Pagrindiniai faktai iš pirmo žvilgsnio

• Apdorojimo terminai:Paprastai atsakymui galioja dvi savaitės, jei nenurodyta kitaip. Gali būti prašoma pratęsti terminą raštu.
• Vertimo priemonės:Garsiai 23 skirsnio 1 dalis VWVFG Jei kyla kalbos problemų, galima pasikonsultuoti su vertėju arba vertėju. Kai kurios institucijos netgi pateikia daugiakalbę informaciją paprašius.
• Formos specifikacijos:Kai kurios paraiškos gali būti pateiktos tik oficialiose formose. Neteisingos arba neužbaigtos formos gali būti atmestos.

Pirmieji žingsniai gaunant oficialų paštą

Laiško iš institucijos gavimas gali sukelti stresą, tačiau struktūrizuotas požiūris padeda susidoroti su situacija:

1. Būkite ramūs:Ramiai perskaitykite raštą ir venkite ankstyvų reakcijų.
2. Patikrinkite datą ir siuntėjas:Užsirašykite laiško datą ir siuntėją. Tokiu būdu galite suprasti, kuri institucija su jumis susisiekė ir kokių rūpesčių turite.
3. Atpažinti terminus:Atkreipkite dėmesį į tokias formules kaip „pagal naujausią“ arba „viduje“. Tai nurodo svarbius terminus, kurių reikia laikytis.
4. Surinkite dokumentus:Pateikite visus susijusius dokumentus, kurių gali prireikti norint patikslinti prašymą.
5. Prašyti vertimo:Vertimo paslaugos arba nemokami konsultavimo centrai gali padėti, jei kyla problemų dėl supratimo.

Pagalba supaprastinti oficialų pašto skyrių

Internetiniai įrankiai ir programos:Skaitmeniniai vertimo įrankiai, pv Depl oder Google vertėjas Pateikite pirmąjį vadovą. Tačiau teisiniai ar oficialūs terminai gali būti netiksliai išversti, todėl šios paslaugos turėtų būti naudojamos atsargiai.

Konsultavimo centrai:Migracijos paslaugos, tokios kaip „Caritas“, „Diakonie“ ar vietiniai integracijos centrai, dažnai siūlo nemokamą pagalbą aiškinant pareigūnų pareigas. Jie ne tik padeda suprasti, bet ir formuluoti atsakymus.

Mūsų paslauga:Mūsų Vertimo ir supaprastinimo paslauga Siūlo praktinę pagalbą. Be gryno vertimo, taip pat paaiškiname sudėtingų formuluočių pagrindą ir pateikiame rekomendacijas dėl tolesnių veiksmų.

Įprastos situacijos dirbant su oficialiais pašto skyriais

Registracija registracijos biure

Registracija Gyventojų registracijos biure yra dažna oficialaus pašto priežastis, ypač po persikėlimo:

• Reikalingi dokumentai:Atsineškite galiojantį asmens dokumentą, nuomos sutartį ir buto registracijos formą. Kai kurios institucijos taip pat reikalauja nuomotojo patvirtinimo.
• procesas:Daugelyje miestų reikalinga asmeninė registracija, o tai dažnai įmanoma tik iš anksto susitarus. Kai kurios institucijos dabar taip pat siūlo registracijas internetu.
• Pastaba:Formos ir terminai gali skirtis priklausomai nuo valstijos. Iš anksto sužinokite savo savivaldybės ar rajono svetainėje.

Atsakymai į priminimus arba mokėjimo prašymus

• Svarbi priežiūra:Patikrinkite, ar reikalavimas pagrįstas. Norėdami tai padaryti, turėtumėte tiksliai palyginti faktus su savo dokumentais.
• Pateikite prieštaravimą:Jei ieškinys yra nepagrįstas, per nustatytą laikotarpį galite pateikti prieštaravimą. Tai visada turėtų būti daroma raštu.
• Susisiekite su institucija:Jei kažkas neaišku, turėtumėte tiesiogiai susisiekti su kompetentinga institucija. Daugelį klausimų galima išsiaiškinti asmeniniame pokalbyje arba telefonu.

Socialinių pašalpų paraiškos

• Formų sudėtingumas:Paraiškos dėl pašalpų, tokių kaip bedarbio pašalpa ar būsto pašalpa, gali būti ypač sudėtingos. Svarbu kruopščiai ir išsamiai užpildyti formas, nes dėl nepilnos informacijos gali būti vėluojama.
• Patarimas:Socialinių konsultacijų centrai siūlo pagalbą pildant paraiškas ir išsiaiškinti, kokių dokumentų reikia.

Patarimai, kaip tobulinti kalbos įgūdžius

Tobulinant kalbų įgūdžius, ilgainiui gali būti lengviau susidoroti su oficialiomis pašto paslaugomis. Štai keletas metodų:

• Vokiečių kursai:Suaugusiųjų švietimo centrai arba internetinės platformos siūlo įvairių kalbų lygių kursus. Šie kursai dažnai yra pigūs arba nemokami.
• Išmokite oficialią kalbą:Yra specialūs kursai, skirti „Vokietija autoritetams“, kurie susiję su tipine oficialių tekstų terminija ir struktūra.
• Tandemo partneris:Keitimasis su gimtąja kalba padeda tobulinti tiek kasdienę, tiek techninę kalbą. Yra platformų, kurios ypač perteikia tokias kalbos partnerystes.

Skaičiai dėl oficialaus bendravimo

Norėdami geriau suprasti iššūkius, pateikiame keletą statistinių duomenų:

Problemų ir sprendimų supratimo pavyzdžiai

1. 1 pavyzdys:Laiške prašoma „per dvi savaites pateikti pareiškimą“. Formuluotė neaiški, kokių dokumentų reikia.
   • Sprendimas:Paklauskite institucijos arba naudokite mūsų paslaugą, kad paaiškintumėte tikslius reikalavimus.
2. 2 pavyzdys:Gausite priminimą su prašymu „nedelsiant sumokėti nesumokėtą sumą“ be tikslios informacijos apie pretenziją.
   • Sprendimas:Norėdami gauti daugiau informacijos, patikrinkite savo dokumentus ir susisiekite su institucija.

Išvada

Bendravimas su oficialiais pašto skyriais gali būti daug lengvesnis dėl tikslingo pasiruošimo ir naudojant AIDS. Svarbu atidžiai laikytis visų terminų ir formų ir veikti greitai, jei kas nors neaišku. Visų pirma, mūsų vertimo ir supaprastinimo paslauga siūlo praktinę pagalbą kasdieniame valdžios gyvenime be streso. Be to, ilgalaikės priemonės, tokios kaip kalbų kursai ir tinklų kūrimas, ilgainiui gali pagerinti sudėtingo bendravimo su institucijomis valdymą. Turėdami tinkamus įrankius ir šiek tiek kantrybės, kiekvieną iššūkį galima įveikti.