Власти POST и защита данных: на это нужно обратить внимание

Работа с официальными должностями часто сложна и требует особого внимания, особенно в отношении защиты данных. Юридическую основу для этого можно найти в Общих регламентах по защите данных (GDPR), а также в Федеральном законе о защите данных (БДСГ).

Настоящие правила определяют способы обработки, хранения и защиты персональных данных, а также в связи с общением между гражданами и властями.

Ошибки могут иметь серьезные последствия, такие как нарушения защиты данных или пропущенные сроки. Соответствующие последствия варьируются от штрафов до судебных разбирательств, если на решение не вовремя или конфиденциальные данные попадают в чужие руки.

Какие данные содержатся в правительстве?

Почта официальных лиц обычно содержит конфиденциальную личную информацию. К ним относятся:

• Имя, адрес и контактные данные
  Это базовые личные данные, которые позволяют чётко задать человеку.
• Налоговые или номера социального страхования
  Эти цифры особенно чувствительны, поскольку они напрямую связаны с налоговыми или социальными льготами.
• Информация о доходах, активах или долгах
  Официальные письма, такие как налоги на налоги или уведомления о Даннинге, могут содержать подробную финансовую информацию.
• Данные о здоровье
  Особенно при написании медицинских страховых компаний, фондов сестринского ухода или отдела здравоохранения главным приоритетом является защита этих данных.
• Юридическая информация, такая как напоминания, угрозы судебных исков или ходатайств
  Такие письма часто содержат сроки и требования, которые могут иметь юридические последствия.

Неправомерное обращение с такими документами влечет за собой риск того, что несанкционированные третьи стороны получат доступ к конфиденциальной информации. Это может привести к краже личных данных, финансовому ущербу или другим юридическим проблемам.

Советы по безопасному обращению с официальными постами

Храните документы в безопасности

Используйте запираемые шкафы или специальные папки для защиты конфиденциальных документов от доступа третьих лиц. Если документы хранятся в цифровом виде, рекомендуется зашифрованный жесткий диск или защищенная облачная служба, отвечающая требованиям GDPR. Обязательно точно отрегулируйте права доступа и регулярно меняйте пароли.

Регулярно проверяйте папки

Пропущенные сроки могут иметь дорогостоящие последствия. Убедитесь, что вы открываете и редактируете свою почту вовремя. Это также включает в себя опустошение почтового ящика как можно более ежедневно, чтобы не упускать из виду важные письма. Во многих случаях целесообразно немедленно перевести встречи в цифровой или аналоговый календарь и предоставлять напоминания.

Шифрование в цифровой связи

Если вы общаетесь в цифровом формате с властями, используйте безопасные службы электронной почты с шифрованием или так называемый «специальный электронный почтовый ящик» (BEBPO), если он доступен в вашем штате. При отправке документов следует обязательно отправлять конфиденциальный контент только в зашифрованных вложениях. Это предотвращает перехват конфиденциальных данных на ходу.

Выпускайте оригиналы только при необходимости

Передайте только оригинальные документы, если это абсолютно необходимо. В противном случае копий часто бывает достаточно. Если орган запрашивает оригинал, желательно отправить его заказным письмом и заранее сделать копии или цифровые сканы, чтобы быть защищенными в случае потери.

Частые проблемы с официальными почтовыми отделениями

Пропущенные сроки

Сроки, указанные в официальном посте, являются юридически обязывающими. Отсроченные действия могут привести к негативным последствиям, таким как штрафы или судебные разбирательства. Отмечайте важные даты в календаре и устанавливайте средства напоминания на смартфоне или компьютере. В случае неопределенности, например, относительно точного начала периода, желательно обратиться к ответственному органу во избежание недоразумений.

Потерянные документы

Потеря официальной почты может не только поставить под угрозу защиту данных, но и принести юридические недостатки. Таким образом, защищайте важные документы в цифровом формате, например, путем сканирования на зашифрованном жестком диске или в защищенном облачном хранилище. Обратите внимание на систематическую подачу, чтобы вы могли быстро найти документы при необходимости.

Понимание проблем

Многие граждане испытывают трудности с пониманием часто сложного языка в официальных письмах. Наша бесплатная услуга помогает конвертировать такие письма в простой язык:Переводчик немецких властей. Там вы можете загрузить или ввести отрывки и получить четкую, понятную версию текста. Кроме того, некоторые муниципальные консультационные центры на территории также предлагают помощь в расшифровке официального немецкого языка.

Шаги по соблюдению защиты данных

Конфиденциальность соответствующих обязательств

По данным GDPR и BDSG, граждане и учреждения обязаны защищать личные данные от злоупотребления. Это также относится к частным документам, таким как налоговые взносы или анкеты. После обработки данных необходимо проверить, является ли обработка законной и целенаправленной. Поэтому частные лица должны собирать или хранить столько данных, сколько необходимо.

Экономика данных

В формах предоставляются только абсолютно необходимые данные. Следует избегать дополнительной информации, которая не является абсолютно необходимой. Прежде чем заполнять заявки, проверьте, действительно ли необходима какая-либо информация. Таким образом, у несанкционированных третьих лиц меньше возможностей для доступа к излишне больших наборов данных.

Безопасная утилизация документов

Уничтожайте ненужные документы, содержащие конфиденциальные данные с помощью измельчителя документов. Это предотвращает восстановление информации третьими лицами. Обратите внимание на правильный уровень безопасности устройства: для высокочувствительных документов рекомендуется разрезать частицы (уровень безопасности P-4 или более поздней версии).

Важная статистика по защите данных и официальной почте

Эти цифры показывают, что безопасное обращение с государственными почтами и защитой данных часто игнорируется, хотя риски значительны. Поскольку более половины людей имеют проблемы со сложностью писем властям, существует высокая вероятность того, что сроки будут пропущены или будут упущены меры по защите данных.

Права и обязательства в контексте защиты данных

Право на информацию (статья 15 GDPR)

Каждое лицо имеет право запрашивать информацию у органов или компаний о том, какие данные о них хранятся и с какой целью они используются. Если вы подозреваете, что орган будет собирать или хранить больше данных, чем необходимо, вы можете подать письменный запрос информации.

Право на исправление (ст. 16 GDPR)

Если вы обнаружите, что в официальных документах есть неверные или устаревшие данные, вы имеете право на исправление. Это особенно важно, если неверная информация может повлиять на ваши налоговые или социальные уведомления.

Право на удаление (ст. 17 GDPR)

При определенных условиях (например, если ваши данные были обработаны неправильно или первоначальное ограничение цели больше не существует), вы можете запросить удаление персональных данных. Однако к властям часто применяются особые периоды удержания, так что немедленное удаление не всегда возможно.

Право на обжалование (ст. 77 GDPR)

Если при обработке ваших данных вы чувствуете себя несправедливо, вы можете пожаловаться в ответственное управление по защите данных. Это проверяет наличие нарушения защиты данных и, при необходимости, предпринимает дальнейшие шаги.

Особенности связи цифровых авторитетов

Прогрессивная оцифровка означает, что все больше и больше органов власти предлагают цифровые маршруты доступа. К ним относятся:

• онлайн-формы: Налоговые декларации, заявки на жилищное пособие или BAFÖG теперь могут быть представлены полностью в цифровом виде.
• Порталы электронного правительства: Многие муниципалитеты и районы предоставляют порталы, на которых пользователи могут подать заявку на различные услуги после регистрации.
• Электронные подписи: Для обеспечения того, чтобы заявительница часто нуждалась в электронной подписи или онлайн-идентификации (например, через функцию EID удостоверения личности).

Тем не менее, цифровая связь также связана с рисками. Трафик через Интернет потенциально может быть перехвачен, поэтому сквозные шифрование и безопасные пароли являются решающими факторами. Обязательно регулярно импортируйте обновления для вашего компьютера и других устройств, чтобы закрыть пробелы в безопасности.

Безопасные пароли и многофакторная аутентификация

Особенно с доступом к авторитетным порталам вам обязательно следует использовать надежные пароли. Надежный пароль:

1. Содержит прописные и строчные буквы, цифры и специальные символы.
2. не менее двенадцати символов.
3. не следует использовать в других контекстах (например, электронная почта, социальные сети).

По возможности активируйте многофакторную аутентификацию (MFA). Несанкционированный доступ еще сложнее, поскольку после ввода пароля требуется дополнительный код безопасности (например, через SMS или приложение).

Сроки хранения и хранения

Для частных лиц

В принципе, частные лица не обязаны хранить официальные документы очень долго. Однако есть некоторые документы, которые следует хранить несколько лет:

• Налоговые оценки(не менее четырех лет, так как налоговая служба может запросить документы для возможного пересмотра)
• пенсионные документы(Оставайтесь на всю жизнь! Информация из уведомлений о пенсии или документах социального обеспечения может быть важной спустя годы.)
• судебные документы(Сохранить до тех пор, пока процедура находится на рассмотрении, плюс несколько лет спустя)

Для самозанятых и компаний

Любой, кто ведет бизнес или работает внештатно, иногда подлежит более строгим срокам удержания, например. B. Шесть или десять лет для документов, имеющих отношение к налогообложению. Контракты или бухгалтерские документы также должны быть доступны в течение этого времени.

Защита данных и передача третьим лицам

Властям часто нужны дополнительные доказательства того, что они могут получать только от третьих лиц (например, работодателей, банков, медицинских страховых компаний). В таких случаях часто требуется декларация согласия, чтобы ваши данные могли быть переданы. Примечание:

1. выделение
   Орган может использовать данные только для конкретной цели.
2. Внимательно прочитайте формы согласия
   Нередко они содержат пункты, которые позволяют использовать ваши данные более широко, чем необходимо. Если вы сомневаетесь, спрашивайте или делайте ограничительные комментарии.
3. Вывод
   Вы имеете право отозвать свое согласие в любое время. Однако вся обработка, которая была законно проведена до момента отзыва, обычно остается незатронутой.

Безопасность в эпоху цифровых технологий

Электронная почта против Де-майл

Власти иногда предлагают возможность отправки документов по электронной почте. Это сервис, сертифицированный государством, который обещает более безопасную связь, чем обычная электронная почта. Тем не менее, DE-mail еще не преобладал по всем направлениям, поэтому многие граждане продолжают полагаться на классическую почту или незашифрованные электронные письма. Если орган предлагает вам почту, вам следует проверить, есть ли у вас соответствующая инфраструктура и стоит ли эти усилия.

электронное хранение файлов

Во многих авторитетах аналогичные процессы последовательно заменяются электронными файлами. Это имеет то преимущество для граждан, что некоторые документы более доступны в цифровом формате и могут быть обменены быстрее. В то же время, однако, высокий уровень безопасности данных имеет решающее значение. Электронные файлы могут быть доступны только авторизованным сотрудникам, и любой доступ должен быть зарегистрирован. Если у вас есть какие-либо вопросы по обращению с вашим электронным файлом, вы можете обратиться напрямую к официальному специалисту по защите данных.

Резюме и прогнозы

Работа с официальными постами требует не только организационных навыков, но и осознания защиты конфиденциальных данных. Риски можно свести к минимуму, используя безопасные системы хранения, цифровые инструменты и тщательное управление защитой данных. Если вы находитесь в постоянном контакте с властями, вам также следует обратить внимание на прозрачную и зашифрованную связь, чтобы избежать утечек данных и недоразумений.

Основные моменты, которые вы должны помнить:

1. Конфиденциальность: конфиденциальные данные не принадлежат незащищенным вложениям электронной почты или разблокированным папкам.
2. Управление крайними сроками: Записывайте все сроки и устанавливайте напоминания вовремя.
3. Понимание: Воспользуйтесь предложениями о помощи, например, властями немецкого переводчика, консультативными центрами или горячими линиями, чтобы понять сложную официальную почту.
4. Цифровая безопасность: Используйте безопасные пароли, зашифрованные соединения и многофакторную аутентификацию, когда это необходимо.
5. Документальное управление: Храните документы до тех пор, пока они могут быть актуальны. Надежно утилизируйте ненужные документы.

Любой, кто соблюдает эти аспекты, закладывает прочную основу для надежной, безопасной и своевременной связи с властями. Это значительно снижает потенциал стресса и риск финансовых или юридических недостатков. Особенно в то время, когда все больше и больше процессов становятся цифровыми, защита персональных данных продолжает приобретать все большее значение. Хорошая подготовка и сознательное обращение с вашими собственными данными являются ключом к удовлетворению требований GDPR, BDSG и требований властей.

Если вам что-то неясно в конкретном письме или заявлении, не стесняйтесь обращаться за поддержкой. Будь то помощь по соседству, консультационные центры для потребителей или онлайн-услуги — вам доступны многочисленные предложения. Таким образом, вы можете быть уверены, что вы будете соблюдать все сроки и должным образом защищать свои личные данные.

В заключение можно сказать: с небольшой организацией, уходом и необходимой осведомленностью о защите данных вы можете спокойно ожидать повседневной правительственной жизни. Хаос документов, сбои в защите данных и пропущенные сроки можно в значительной степени избежать с помощью структурированного подхода, непрерывного дальнейшего обучения и использования подходящих инструментов.