Autoritetet post dhe privacy policy: ju duhet të paguani vëmendje

Marrëdhëniet me autoritetet post shpesh është e ndërlikuar dhe kërkon vëmendje të veçantë, veçanërisht në lidhje me mbrojtjen e të dhënave. Baza ligjore për këtë mund të gjenden në mbrojtjen e të dhënave bazë të rregullores (DSGVO) dhe Federale për mbrojtjen e të dhënave akti (BDSG).

Këto rregullore të përcaktuar se sa të të dhënave personale të përpunuara, të mbrojtura dhe duhen ruajtur, edhe në kontekstin e komunikimit në mes qytetarëve dhe autoriteteve.

Gabimet mund të ketë pasoja të rënda, të tilla si shkelje të privatësisë, ose dështimi për të përmbushur afatet kohore. E përshtatshme pasojat që variojnë nga gjoba deri në procedurat gjyqësore nëse vendimi nuk është përgjigjur në kohën e duhur, ose të japin informata të ndjeshme në duar të gabuara.

Çfarë të dhënash janë të përfshira nga autoritetet post?

Autoritetet post përmban më e ndjeshme e të dhënave personale. Këto përfshijnë:

• Emrin, adresën dhe detajet e kontaktit
  Kjo është bazë e të dhënave personale, unike detyrë për një Person.
• Tatimi ose të sigurimeve shoqërore, numrat
  , Këto shifra janë veçanërisht të ndjeshme, sepse kjo në mënyrë direkte është e lidhur me të ligjit tatimor, apo shërbimet sociale janë të lidhura.
• Informacion mbi të ardhurat, mjetet ose detyrimet,të
  Rregullatorit të Shkruarit, të tilla si taksa e vlerësimit njoftimet apo Urdhrave të hollësishme mund të merrni informacion financiar.
• Të dhënat e shëndetësisë
  në Veçanti, në rastin e letrave nga arkat e sigurimit shëndetësor, kujdesin shëndetësor zyrat ose Departamenti i shëndetësisë është mbrojtja e të dhënave është i lartë.
• Ligji-informacione të ngjashme, të tilla si kujtime, padi kërcënimet, apo kërkesa
  , letra të Tilla shpesh përmbajnë afatet dhe kërkesat, pasojat juridike mund të jetë.

Të papërshtatshëm trajtimin e dokumenteve të tilla, ekziston rreziku që palët e treta të paautorizuara qasje në informata konfidenciale. Kjo mund të çojë në vjedhjet e identitetit, humbje financiare apo të tjera problemeve ligjore.

Këshilla për përdorim të sigurt marrëdhëniet me autoritetet post

Dokumentet në një vend të sigurt

Ju mund të përdorni lockable kabinete ose dosje në dosje për të mbrojtur të ndjeshme dokumente nga qasjes nga palët e treta. Dokumentet janë ruajtur digjitale, ajo është e rekomanduar një koduar në hard drive ose një të sigurt Cloud shërbim që plotëson kërkesat e DSGVO. Të jetë i sigurt për rregullat e qasjes për të drejtat e saktë të aftë për të ndryshuar fjalëkalimet në një bazë të rregullt.

Tool Inbox kontrolluar rregullisht

Humbur afatet mund të ketë shtrenjtë pasojat. Sigurohuni që e keni të hapur e-mailin tuaj në kohë dhe të redaktoni atë. Kjo gjithashtu përfshin kutia postare të përditshme, nëse është e mundur, për të zbrazur, në mënyrë që të mos humbasë asnjë të rëndësishme të Shkruaj. Në shumë raste, është e këshillueshme për të transferuar emërimet në çast, në një dixhitale ose analoge në kalendar dhe të shtoni lajmërimeve.

Encryption për të digjitale të komunikimit

Nëse ju komunikoni me agjencitë dixhitale, ju mund të përdorni të sigurtë E-Mail shërbimeve me encryption ose ashtu-quajtur ‘të veçantë elektronike autoritetet postare’ (BeBPo), në qoftë se ajo është e shtetit në dispozicion. Në Transmetimin e dokumenteve, ju duhet të jenë të kujdesshëm për të mos për të dërguar informatat konfidenciale vetëm në koduar të bashkëngjitni skedarë. Kështu, ju mund të parandaluar të të dhënave të ndjeshme nuk mund të intercepted.

Origjinal japin vetëm kur është e nevojshme

Shkruani dokumentet origjinale të vetëm nëse është e domosdoshme. Ndryshe, kopje shpesh të mjaftojë. Një autoritet duhet të kërkojnë Origjinale, ajo është e rekomanduar për ta dërguar me postë dhe në të kandidojë-up kopje ose Scans digital, në mënyrë që të jetë në rastin e humbjes së siguruar.

Problemet e zakonshme kur kemi të bëjmë me autoritetet post

Afati dështimet

Afatet e përcaktuara në autoritetet post, janë ligjërisht të detyrueshme. Vonuar të Veprimit mund të çojë në pasoja negative, të tilla si gjoba apo procedurë ligjore. Ju mund të shënoni datat e rëndësishme në kalendarin tuaj dhe vendosur Përkujtesa në Smartphone tuaj ose në Kompjuter. Nëse jeni të pasigurt, për shembull, rreth saktë fillim të Periudhës, ajo është e rekomanduar për kompetent të të pyes në mënyrë për të shmangur keqkuptimet.

Humbur Dokumentet

Humbja e autoriteteve të postoni nuk mund vetëm të rrezikojë jetën private, por edhe ligjore të metat e veta. Ruani dokumentet e rëndësishme, prandaj, dixhitale, për shembull, nga skanimi në një koduar në hard drive ose në një të sigurt Cloud storage. Të siguruar sistematike magazinimit, kështu që ju mund të gjeni dokumentet e shpejt.

Të kuptuarit e problemeve

Shumë njerëz kanë vështirësi për të kuptuar shpesh të ndërlikuara në gjuhën në të Autoriteteve të obligacioneve. Tonë Shërbim falas i ndihmon ata të Shkruar në gjuhë të thjeshtë të transformuar: autoritetet e-anglisht përkthyes. Nuk ju mund të ngarkoni fragmente ose të hyrë dhe për të marrë një të qartë, të lehtë-to-kuptuar Versionin e tekstit. Përndryshe, disa lokale këshilla për të ofruar në vend për të ju ndihmojë të Deshifroj ato nga autoritetet angleze.

Hapat në përputhje me mbrojtjen e të dhënave

Privacy Lidhura Me Detyrimet E

Sipas DSGVO dhe BDSG qytetarët dhe institucionet janë të obliguara që të mbrojnë të dhënat personale kundër keqpërdorimit. Kjo vlen edhe për private të dokumenteve, të tilla si faturat e tatimit ose formularët e kërkesave. Sa më shpejt që të dhënat që do të përpunohen, duhet të kontrollohen që përpunimi është i ligjshëm, dhe për të njëjtin funksion. Individët gjithashtu duhet të mbledhë të vetëm e të dhënave personale, ose për të ruajtur, siç është absolutisht e nevojshme.

Të dhënat për minimizimin e

Në format, vetëm të dhënat e absolutisht e nevojshme. Informacion shtesë që nuk është absolutisht e nevojshme duhet të shmanget. Kontrolloni para përfundimit të kërkesave, në qoftë se çdo informacion është me të vërtetë e nevojshme. Palët e treta të paautorizuara, kanë më pak mundësi për të panevojshme të madh grupet e të dhënave.

E sigurt dispozicion të dokumenteve

Ju shkatërrojë të panevojshëm dokumentet që përmbajnë të dhëna të ndjeshme, duke përdorur një shredder. Kjo e pengon të dhëna mund të jenë të prodhuara nga një palë e tretë, përsëri. Sigurohuni që niveli i sigurisë e pajisjes: Për shumë të ndjeshme dokumente, një grimcë të prerë (niveli i sigurisë F-4 ose më e lartë) është i rekomanduar.

E rëndësishme statistikave rreth mbrojtjes së të dhënave dhe autoritetet post

Këto Shifra tregojnë se e sigurt trajtimin e autoriteteve lënë pas dore të postoni dhe privacy shpesh, pse, rreziqet janë të konsiderueshme. Që nga rreth gjysma e personave që kanë probleme me kompleksitetin e autoriteteve të letrave, ka një probabilitet të lartë që afatet të qenit të humbur, ose për mbrojtjen e të dhënave masat që duhet të neglizhohet.

Të drejtat dhe detyrimet në mbrojtjen e të dhënave në kontekst të

E drejta e qasjes (neni 15 DSGVO)

Çdo Person ka të drejtë të kërkojë nga autoritetet apo kompanitë me informacion në lidhje me të dhënat e ruajtura për ju është përdorur dhe për çfarë qëllimi qëllimi i këtij është që të jetë. Ju duhet të keni dyshime se një autoritet të kërkon më shumë të dhëna, ose dyqane, kur është e nevojshme, ju mund të bëni një kërkesë me shkrim, për informacion.

E drejta për rectification (neni 16 DSGVO)

Ata vini re se në dokumentacionin zyrtar të pasakta ose të vjetëruar e të dhënave, ju keni të drejtë për të rectification. Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse informacion të pasaktë mund të ketë një ndikim në tuaj tatimore ose sociale të vendimeve.

E drejta për të Shlyerjes (neni 17 DSGVO)

Nën kushte të caktuara (për shembull, nëse të dhënat tuaja janë përpunuar në mënyrë të paligjshme apo me qëllimi origjinal nuk ekziston më), që ju të mund të kërkojnë fshirjen e të dhënave tuaja personale. Megjithatë, deponimit të veçantë, të aplikojnë për autoritetet shpesh nuk e afateve kohore, në mënyrë që fshirjen e menjëhershme nuk është gjithmonë e mundur.

E drejta e ankesës (neni 77 DSGVO)

Ju mendoni se si të dhënat tuaja është trajtuar nga një autoritet publik kanë qenë të trajtuar në mënyrë të padrejtë, ju mund të ankohen përgjegjës për mbrojtjen e të dhënave të autoritetit Mbikqyrës. Këto kontrolle nëse mbrojtja e të dhënave është një shkelje, dhe, nëse është e nevojshme, të fillojë hapat e mëtejmë.

Karakteristika të veçanta për dixhitale të komunikimit të qeverisë

Progresiv digjitalizim të çon në më shumë dhe më shumë autoriteteve për të ofruar dixhitale qasje në rrugë. Këto përfshijnë:

• Format Online: deklaratat tatimore, kërkesat për strehim të përfitojnë apo BAföG tani mund plotësisht dixhital, që do të dorëzohet.
• E-qeverisja elektronike: Shumë komuna dhe qarqe në internet punë portale ku përdoruesit sipas regjistrimit të shërbimeve të ndryshme të kërkesës.
• Nënshkrimet elektronike: me identitetin e kërkuesit për të siguruar, që shpesh është një nënshkrim elektronik, ose i identifikimit Online (për shembull, nëpërmjet eID funksionin e ID card) është e nevojshme.

Megjithatë, dixhitale të komunikimit përfshin rreziqet. Të të dhënave të trafikut në Internet mund të jetë potencialisht intercepted, e cila është arsyeja pse një fund-te-fund encryption dhe për të siguruar fjalëkalimet janë faktor vendimtar. Sigurohuni që ju rregullisht Përditësime për Kompjuterin tuaj dhe pajisje të tjera për të regjistruar, për të mbyllur mangësitë e sigurisë.

Të siguruar fjalëkalimet dhe dy-faktor authentication

Sidomos në rastin e shtesave tek autoritetet portale, ju këshillojmë me forcë të përdorin fjalëkalime të fortë. Një fjalëkalim të sigurt:

1. Përmban shkronja të mëdha dhe vogle shkronja, shifra, dhe karaktere të veçanta.
2. Të paktën dymbëdhjetë karaktereve i gjatë.
3. Nuk duhet të përdoret në kontekste të ndryshme (p.sh., E-Mail, Media Sociale) është përdorur.

Ku është e mundur për të mundësuar Multi-faktor authentication (MPJ). Pra, një qasje të paautorizuar është edhe më e vështirë, sepse pas fjalëkalimi është futur, një shtesë në kodin e sigurisë (për shembull, me SMS ose App) është e nevojshme.

Ruajtja dhe mbajtja periudha

Për Individët Privatë

Në përgjithësi, individët nuk janë të nevojshme, dokumente zyrtare, mbi periudha shumë të gjata kohore dyqan. Megjithatë, ka disa dokumente që duhet të ruhet për disa vite:

• Tatimore vlerësime (të paktën katër vjet, si zyra e taksave në rast të ndonjë Verifikimin e dokumenteve të kërkesës)
• Pension dokumenteve (për Jetën dyqan! Informacion nga pensioni modest ose sigurimet shoqërore të dhënat mund të jenë vite më vonë.)
• Dokumentet gjyqësore (për Aq kohë mbajtur, si procedura është në pritje, plus disa vite më vonë)

Për të vetë-punësuar dhe të kompanive

Kush drejton një biznes, ose një freelancer është subjekt pjesë e afateve kohore më të rrepta ruajtje, për shembull, gjashtë apo dhjetë vjet për taksa-dokumentet përkatëse. Gjithashtu, kontratave dhe dokumenteve kontabël duhet të arrihet në atë kohë.

Privacy dhe zbulimin e palëve të treta

Shpesh autoritetet kanë nevojë për më tepër dëshmi, ju mund të shihni vetëm përmes palëve të treta (të tilla si punëdhënësit, bankat, sigurimet shëndetësore). Në raste të tilla, shpesh është e nevojshme që të ketë një pëlqim, të dhënat tuaja mund të bëhet publik. Shënim:

1. Qëllim
   , autoriteti mund Të përdorin të dhënat vetëm për qëllimin specifik të përdorur.
2. Pëlqimin format e lexuar me kujdes
   , Jo rrallë përmbajnë dispozita që një përdorimit më të gjerë të të dhënave të tyre për të lejuar, si do të jetë e nevojshme. Në rast të dyshimit, të kërkojë ose kufizuese vërejtje.
3. Tërheqja
   ju keni të drejtë për të tërhequr pëlqimin tuaj në çdo kohë për të tërhequr. Deri në kohën e revokimit, ligjërisht ishin të përpunimit të operacioneve, megjithatë, mbetet përgjithësisht i paprekur.

Të sigurisë në moshën dixhitale

E-Mail vs. Mail

Autoritetet ofrojnë mundësinë për të dërgojë dokumentet me Postë. Ky është një shtet-certifikuar të shërbimit që premton një më të sigurt komunikimi se konvencionale E-Mail. Megjithatë, jo të vendosur nga EN-Mail në një mbarëkombëtar bazë, e cila është arsyeja pse shumë njerëz vazhdojnë të mbështeten në konvencionale Post apo i lirë E-Mail. Nëse ju keni një autoritet De-ofron e-Mail, ju duhet të kontrolloni nëse ju keni të përshtatshme të infrastrukturës dhe nëse ajo është me vlerë përpjekje.

Electronic Records Menaxhimi

Në shumë autoriteteve analoge proceset do të zëvendësohet gradualisht nga skedarët elektronikë. Qytetarët e avantazhin se dokumente të caktuara janë më lehtësisht në dispozicion digjitale, dhe shpejtë mund të shkëmbehet. Në të njëjtën kohë një nivel të lartë të të dhënave të sigurisë është vendimtare. Dosjeve elektronike mund të bëhet vetëm me punonjësit e autorizuar mund të kenë qasje, dhe të gjitha të qasjes duhet të jeni i futur. Nëse keni ndonjë pyetje në lidhje me trajtimin tuaj elektronike file, ju mund të kontaktoni DPO.

Përmbledhje dhe Outlook

Marrëdhëniet me autoritetet, post jo vetëm që kërkon aftësi organizative, por edhe një vetëdije për mbrojtjen e të dhënave të ndjeshme. Nëpërmjet përdorimit të sigurta të depozitimit, mjetet digjitale dhe një i kujdesshëm për mbrojtjen e të dhënave të menaxhimit, rreziqe mund të minimizohet. Ata që rregullisht të paraqitet me autoritetet publike, gjithashtu duhet të i kushtoj vëmendje dhe transparent të koduar komunikimi për parandalimin e rrjedhjeve të dhënave dhe keqkuptime.

Pikat më të rëndësishme që ju duhet të mbani mend:

1. Privacy: të dhëna të Ndjeshme në të pasigurta E-Mail attachments ose të hapur dosjen.
2. Menaxhimi i kohës: të regjistrojnë të gjitha të Afateve dhe të vendosur në kohë kujtime.
3. Të kuptuarit: Përfitojnë nga shërbimet mbështetëse të tilla si autoritetet në gjuhën gjermane, përkthyes, qëndrat e këshillimit ose linjat e posaçme telefonike, për Çështje e komplikuar për t’u kuptuar.
4. Digjitale të sigurisë: Përdorni fjalëkalime të sigurt, Lidhjet koduar dhe, nëse është e nevojshme, Multi-faktor authentication.
5. Për menaxhimin e dokumenteve: ruani dokumentet për aq kohë sa ato janë të rëndësishme mund të jetë. Shkatërrimin e tepërt dokumente të sigurta.

Në qoftë se ju paguani vëmendje të këtyre aspekteve, paraqet një Themel të fortë për të besueshme, të sigurt dhe në kohë të duhur të komunikimit me autoritetet. Kështu, stresin potencial dhe rrezikun e financiare ose ligjore disavantazhet janë reduktuar në mënyrë të konsiderueshme. Në veçanti, në një kohë në të cilën më shumë dhe më të proceseve dixhitale, fiton mbrojtjen e të dhënave personale të mëtejshme të rëndësishme. Një përgatitje e mirë dhe një ndërgjegje të përdorin të dhënat private është çelësi për të përmbushur kërkesat e DSGVO, të dhënat e aktit për mbrojtjen dhe kërkesat e autoriteteve.

Nëse ju keni një Shkronjë specifike, ose të kërkojë diçka është e paqartë, mos hezitoni të kërkoni ndihmë. Nëse në fqinjësore të ndihmojë, të konsumit të qendrave ose shërbimeve Online – një gamë të ofertave në dispozicion për ju. Kështu që ju mund të jetë i sigurt që të jeni në përputhje me të gjitha afatet dhe të dhënat tuaja personale në çdo kohë, duhet të të mbrojë.

Në përfundim, ne mund të themi: Me pak organizim, zell dhe e nevojshme për privatësinë e vetëdijes, ju do të jetë në gjendje për të parë të autoriteteve të jetës së përditshme në një mënyrë të relaksuar. Dokumentet kaos, privacy mishaps dhe e humbi afatet përmes një qasje të strukturuar, trajnim të vazhdueshëm dhe Përdorimin e përshtatshëm të mjeteve mund të masë të madhe të shmanget.