Yetkililer gönderi ve gizlilik politikası: dikkat etmelisiniz

Yetkili makamlarla uğraşmak genellikle karmaşıktır ve özellikle veri koruma ile ilgili olarak özel dikkat gerektirir. Bunun yasal dayanağı veri koruma temel yönetmeliği (DSGVO) ve Federal veri koruma Yasası’nda (BDSG) bulunabilir.

Bu düzenlemeler, vatandaşlar ve yetkililer arasındaki iletişim bağlamında bile kişisel verilerin nasıl işlendiğini, korunduğunu ve kaydedilmesi gerektiğini belirler.

Hataların gizlilik ihlalleri veya zaman sınırlarına uyulmaması gibi ciddi sonuçları olabilir. Bir karara zamanında cevap verilmezse veya yanlış ellerde hassas bilgiler verilmezse, para cezalarından mahkeme işlemlerine kadar değişen uygun sonuçlar.

Yetkililer tarafından hangi veriler yer almaktadır?

Yetkililer gönderisi en hassas kişisel bilgileri içerir. Bunlar içerir:

• Ad, adres ve iletişim bilgileri
  Bu, temel kişisel verilerdir, bir Kişiye benzersiz atamadır.
• Vergi veya sosyal sigorta numaraları
  , Bu numaralar özellikle hassastır, çünkü vergi kanunu ile doğrudan ilgilidir veya sosyal hizmetler bağlantılıdır.
• Gelir, varlık veya yükümlülüklere ilişkin bilgiler,
  Vergi değerlendirme bildirimleri veya Emirler gibi Düzenleyici Yazılar ayrıntılı finansal bilgiler alabilir.
• Sağlık verileri
  özellikle sağlık sigortası şirketlerinden, sağlık ofislerinden veya sağlık Departmanından gelen mektuplar söz konusu olduğunda bu verilerin korunması her şeyden önemlidir.
• Hatırlatıcılar, dava tehditleri veya başvurular gibi yasayla ilgili bilgiler,
  Bu tür mektuplar genellikle son tarihler ve talepler içerir, yasal sonuçlar olabilir.

Bu tür belgelerin uygunsuz kullanımı yetkisiz üçüncü tarafların gizli bilgilere erişme riski vardır. Bu, kimlik hırsızlığına, mali kayba veya diğer yasal sorunlara neden olabilir.

Yetkililerle güvenli bir şekilde başa çıkmak için ipuçları

Belgeler güvenli bir yerde

Hassas belgeleri üçüncü tarafların erişiminden korumak için kilitlenebilir dolaplar veya özel dosya klasörleri kullanabilirsiniz. Belgeler dijital olarak saklanır, DSGVO’NUN gereksinimlerini karşılayan şifreli bir sabit sürücü veya güvenli bir Bulut hizmeti önerilir. Şifreleri düzenli olarak değiştirmek için doğru bir uyum için erişim hakları kurallarına uyduğunuzdan emin olun.

Gelen kutusu düzenli olarak kontrol ediliyor

Kaçırılan son teslim tarihlerinin pahalı sonuçları olabilir. Postanızı zamanında açtığınızdan ve düzenlediğinizden emin olun. Bu, önemli bir Yazıyı kaçırmamak için mümkünse günlük olarak boşaltılması gereken posta kutusunu da içerir. Çoğu durumda, randevuları anında, dijital veya analog bir takvime aktarmanız ve hatırlatıcılar eklemeniz önerilir.

Dijital iletişimin şifrelenmesi

Ajanslarla dijital iletişim kurarsanız, eyaletinizdeyse şifrelemeli güvenli E-Posta hizmetlerini veya ‘özel elektronik yetkililer posta kutusu’ (BeBPo) olarak adlandırılan hizmetleri kullanabilirsiniz. Belgelerin iletilmesinde, gizli bilgileri yalnızca şifreli eklerde göndermemeye dikkat etmelisiniz. Böylece, hassas verilerin ele geçirilememesini önleyebilirsiniz.

Orijinal sadece gerektiğinde verilir

Orijinal belgeleri yalnızca kesinlikle gerekliyse girin. Aksi takdirde, kopyalar genellikle yeterlidir. Bir makam Orijinali talep etmelidir, kayıp durumunda güvence altına alınması için bunu taahhütlü posta ile ve devam eden kopyalarda veya dijital Taramalarda göndermeniz önerilir.

Yetkililerle uğraşırken sık karşılaşılan sorunlar

Son teslim tarihi başarısızlıkları

Yetkili makamlarda belirtilen son tarihler, yasal olarak bağlayıcıdır. Gecikmiş Eylem, para cezaları veya mahkeme işlemleri gibi olumsuz sonuçlara yol açabilir. Takviminizde önemli tarihleri işaretleyebilir ve Akıllı Telefonunuzda veya Bilgisayarınızda Hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Örneğin Dönemin kesin başlangıcından emin değilseniz, yanlış anlaşılmaları önlemek için yetkili makamın sorması önerilir.

Kayıp Belgeler

Görevdeki yetkililerin kaybı yalnızca gizliliği tehlikeye atmakla kalmaz, aynı zamanda yasal dezavantajları da tehlikeye atabilir. Bu nedenle, örneğin şifreli bir sabit sürücüde veya güvenli bir Bulut depolama alanında tarayarak önemli belgeleri dijital olarak kaydedin. Belgeleri hızlı bir şekilde bulabilmeniz için sistematik depolamayı sağlayın.

Sorunları anlamak

Birçok insan, Otorite bağlarındaki genellikle karmaşık dili anlamakta güçlük çeker. Ücretsiz Hizmetimiz, basit bir dilde yazanların dönüşmesine yardımcı olur: yetkililer-ingilizce tercüman. Orada pasajlar yükleyebilir veya metnin net, anlaşılması kolay bir Versiyonunu girebilir ve alabilirsiniz. Alternatif olarak, yetkililer tarafından bunları Deşifre etmenize yardımcı olması için yerinde sağlamanız gereken bazı yerel tavsiyeler ingilizce.

Veri korumasına uyma adımları

Gizlilikle İlgili Yükümlülükler

DSGVO ve bdsg’ye göre vatandaşlar ve kurumlar kişisel verileri kötüye kullanıma karşı korumakla yükümlüdür. Bu aynı zamanda vergi faturaları veya talep formları gibi özel belgeler için de geçerlidir. Veriler işlendikten sonra, işlemenin yasal ve amaçlanan amaç için olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bireyler ayrıca yalnızca kişisel verileri toplamalı veya kesinlikle gerekli olduğu şekilde kaydetmelidir.

Veri minimizasyonu

Formlarda, sadece veriler kesinlikle gereklidir. Kesinlikle gerekli olmayan ek bilgilerden kaçınılmalıdır. Başvuruların tamamlanmasından önce, gerçekten herhangi bir bilgiye ihtiyaç olup olmadığını kontrol edin. Yetkisiz üçüncü tarafların gereksiz yere büyük veri kümeleri için daha az fırsatı vardır.

Belgelerin güvenli bir şekilde imha edilmesi

Bir parçalayıcı kullanarak hassas veriler içeren gereksiz belgeleri yok edersiniz. Bu, bilgilerin yine üçüncü bir tarafça üretilmesini engeller. Cihazın güvenlik seviyesinin olduğundan emin olun: Son derece hassas belgeler için bir parçacık kesimi (güvenlik seviyesi P-4 veya üstü) önerilir.

Veri koruma ve yetkililerle ilgili önemli istatistikler

Bu Rakamlar, yetkililerin posta göndermeyi ve gizliliği ihmal etmelerinin güvenli bir şekilde ele alınmasının çoğu zaman risklerin önemli olduğunu göstermektedir. İnsanların yaklaşık yarısının mektup yetkililerinin karmaşıklığı ile ilgili sorunları olduğundan, son teslim tarihlerinin kaçırılma veya veri koruma önlemlerinin göz ardı edilme olasılığı yüksektir.

Veri koruma bağlamında hak ve yükümlülükler

Erişim hakkı (madde 15 DSGVO)

Her Kişi, hakkınızda depolanan verilerin kullanıldığı ve bunun amacının ne amaçla olacağı hakkında yetkililerden veya şirketlerden bilgi talep etme hakkına sahiptir. Bir otoritenin daha fazla veri gerektirdiği veya gerektiğinde bilgi için yazılı bir talepte bulunabileceğiniz konusunda şüpheniz olmalıdır.

Düzeltme hakkı (madde 16 DSGVO)

Resmi belgelerde yanlış veya güncel olmayan verilerin düzeltme hakkına sahip olduğunuzu not ederler. Bu, özellikle yanlış bilgilerin vergi veya sosyal kararlarınız üzerinde bir etkisi olabileceği durumlarda önemlidir.

Silme Hakkı (madde 17 DSGVO)

Belirli koşullar altında (örneğin, verileriniz hukuka aykırı olarak işlenmişse veya asıl amacı artık mevcut değilse) kişisel verilerinizin silinmesini talep edebilirsiniz. Bununla birlikte, özel depolama, yetkililer için genellikle zaman sınırı yoktur, böylece derhal silinmesi her zaman mümkün değildir.

Temyiz hakkı (madde 77 DSGVO)

Verilerinizin bir kamu otoritesi tarafından nasıl ele alındığının haksız muamele gördüğünü düşünüyorsanız, sorumlu veri koruma Denetim otoritesine şikayette bulunabilirsiniz. Bu, bir veri korumasının ihlal olup olmadığını kontrol eder ve gerekirse başka adımlar başlatır.

Dijital devlet iletişimi için özel özellikler

Aşamalı dijitalleşme, giderek daha fazla otoritenin dijital erişim yolları sunmasına yol açıyor. Bunlar içerir:

• Çevrimiçi formlar: vergi beyannameleri, konut yardımı başvuruları veya BAföG artık gönderilmek üzere tamamen dijital olabilir.
• E-Devlet portalları: Birçok belediye ve ilçede kullanıcıların kayıtlarına göre çeşitli hizmetlerin talep edildiği online iş portallarıdır.
• Elektronik imzalar: Başvuru sahibinin kimliğini sağlamak için genellikle elektronik imza veya Çevrimiçi kimlik (örneğin, kimlik kartının Bayram işlevi aracılığıyla) gereklidir.

Bununla birlikte, dijital iletişim riskler içerir. İnternet üzerinden veri trafiği potansiyel olarak ele geçirilebilir, bu nedenle uçtan uca şifreleme ve güvenli şifreler belirleyici faktörlerdir. Güvenlik açıklarını kapatmak için Bilgisayarınızın ve kaydedilecek diğer aygıtların düzenli olarak Güncellendiğinden emin olun.

Güvenli şifreler ve iki faktörlü kimlik doğrulama

Özellikle yetkili portallara yapılan eklemelerde, güçlü şifreler kullanmanız şiddetle tavsiye edilir. Güvenli bir şifre:

1. Büyük ve küçük harfler, rakamlar ve özel karakterler içerir.
2. En az on iki karakter uzunluğunda.
3. Başka bağlamlarda kullanılmamalıdır (örneğin, E-Posta, Sosyal Medya) kullanılır.

Çok faktörlü kimlik doğrulamayı (MFA) etkinleştirmenin mümkün olduğu yerlerde. Bu nedenle yetkisiz erişim daha da zordur, çünkü şifre girildikten sonra ek bir güvenlik kodu (örneğin SMS veya Uygulama yoluyla) gerekir.

Depolama ve saklama süreleri

Özel Kişiler için

Genel olarak, bireyler gerekli değildir, çok uzun süreler boyunca resmi belgeler saklanır. Ancak, birkaç yıl saklanması gereken bazı belgeler var:

• Vergi değerlendirmeleri (herhangi bir Doğrulama belgesi talebi durumunda vergi dairesi olarak en az dört yıl)
• Emeklilik belgeleri (Yaşam mağazası için! Emeklilik mütevazı veya sosyal güvenlik kayıtlarından elde edilen bilgiler yıllar sonra olabilir.)
• Adli belgeler (Prosedür beklemede olduğu sürece, artı birkaç yıl sonra saklayın)

Serbest meslek sahipleri ve şirketler için

Bir işletmeyi veya serbest çalışanı kim işletiyorsa, yarı zamanlı sınırlamalara tabidir. daha sıkı depolama, örneğin vergiyle ilgili belgeler için altı veya on yıl. Ayrıca, bu süre zarfında sözleşmeler ve muhasebe belgeleri sağlanmalıdır.

Gizlilik ve üçüncü şahıslara açıklama

Genellikle yetkililerin daha fazla kanıta ihtiyacı vardır, yalnızca üçüncü taraflar aracılığıyla görebilirsiniz (işverenler, bankalar, sağlık sigortası şirketleri gibi). Bu gibi durumlarda, genellikle bir onayınızın olması gerekir, verileriniz açıklanabilir. Not:

1. Amaç
   , Otorite verileri yalnızca belirli kullanım amacı için kullanabilir.
2. Onay formları dikkatlice okunur
   , Nadiren verilerinin daha kapsamlı bir şekilde kullanılmasına izin verecek hükümler içermez, gerektiği gibi. Şüphe durumunda, isteyin veya kısıtlayıcı açıklamalar yapın.
3. Cayma
   Caymak için istediğiniz zaman onayınızı geri çekme hakkınız vardır. İptal zamanına kadar, yasal olarak işleme işlemleri yapılıyordu, ancak genel olarak etkilenmedi.

Dijital çağda güvenlik

E-Postaya karşı Posta

Yetkililer, belgeleri Posta yoluyla gönderme olanağı sunar. Bu, geleneksel E-Postadan daha güvenli bir iletişim vaat eden devlet onaylı bir hizmettir. Ancak, ülke çapında E-Posta ile belirlenmemiştir, bu nedenle birçok kişi geleneksel Gönderilere veya şifrelenmemiş E-Postalara güvenmeye devam etmektedir. Posta sunma yetkiniz varsa, uygun altyapıya sahip olup olmadığınızı ve çabaya değer olup olmadığını kontrol etmelisiniz.

Elektronik Kayıt Yönetimi

Birçok otoritede analog süreçler kademeli olarak elektronik dosyalarla değiştirilecektir. Vatandaşların avantajı, belirli belgelerin dijital olarak daha kolay erişilebilir olması ve daha hızlı değiştirilebilmesidir. Aynı zamanda yüksek düzeyde veri güvenliği çok önemlidir. Elektronik dosyalara yalnızca çalışanların erişebileceği yetkili olabilir ve tüm erişimlerin günlüğe kaydedilmesi gerekir. Elektronik dosyanızın işlenmesiyle ilgili herhangi bir sorunuz varsa, DPO ile iletişime geçebilirsiniz.

Özet ve Görünüm

Yetkililerle ilgilenmek, post sadece örgütsel beceri gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda hassas verilerin korunması konusunda da farkındalık gerektirir. Güvenli depolama sistemleri, dijital araçlar ve dikkatli bir veri koruma yönetimi sayesinde riskler en aza indirilebilir. Kamu makamlarıyla düzenli olarak görüşenler, veri sızıntılarını ve yanlış anlamaları önlemek için şeffaf ve şifreli bir iletişime de dikkat etmelidir.

Hatırlamanız gereken en önemli noktalar:

1. Gizlilik: Güvenli olmayan E-Posta eklerindeki veya kilidi açılmış klasördeki hassas veriler.
2. Zaman yönetimi: Tüm Son Teslim Tarihlerini kaydedin ve zamanında hatırlatıcılar ayarlayın.
3. Anlamak: Anlaşılması zor bir konuyu anlamak için Almanca tercümanlar, danışma merkezleri veya Yardım Hatlarındaki yetkililer gibi destek hizmetlerinden yararlanın.
4. Dijital güvenlik: Güvenli şifreler, şifreli Bağlantılar ve gerekirse Çok faktörlü kimlik doğrulama kullanın.
5. Belge yönetimi: belgeleri alakalı oldukları sürece kaydedin. Gereksiz belgeleri güvenli bir şekilde atın.

Bu yönlere dikkat ederseniz, yetkililerle güvenilir, güvenli ve zamanında iletişim için sağlam bir temel oluşturur. Böylece stres potansiyeli ve finansal veya yasal dezavantaj riski önemli ölçüde azalır. Özellikle, giderek daha fazla sürecin dijital hale geldiği bir dönemde, kişisel verilerin korunması daha da önem kazanmaktadır. Özel verilerin iyi bir şekilde hazırlanması ve bilinçli bir şekilde kullanılması, DSGVO, veri koruma yasası ve yetkililerin gerekliliklerini karşılamanın anahtarıdır.

Belirli bir Mektubunuz varsa veya belirsiz bir şey talep ediyorsanız, yardım aramaktan çekinmeyin. Komşuluk yardımı, tüketici merkezleri veya Çevrimiçi hizmetler olsun-size sunulan bir dizi teklif. Böylece, uygun şekilde korumak için istediğiniz zaman tüm son teslim tarihlerine ve kişisel verilerinize uyduğunuzdan emin olabilirsiniz.

Sonuç olarak şunu söyleyebiliriz: Biraz organizasyon, çalışkanlık ve gerekli gizlilik bilinci ile günlük yaşamın otoritelerini rahat bir şekilde görebileceksiniz. Yapılandırılmış bir yaklaşım, sürekli eğitim ve uygun araçların kullanımı yoluyla kaos, mahremiyet aksilikleri ve kaçırılan son teslim tarihlerini belgelemek büyük ölçüde önlenebilir.