державна пошта і конфіденційність: на це потрібно звернути увагу

Обробка офіційної пошти часто буває складною і вимагає особливої уваги, особливо щодо конфіденційності. Правові основи для цього можна знайти в Загальному регламенті щодо захистуданих (GDPR), а також уФедеральному законі про захист даних (BDSG).

Ці правила визначають, як особисті дані повинні оброблятися, зберігатися і захищатися, в тому числі в контексті спілкування між громадянами та органами влади.

Помилки можуть мати серйозні наслідки, такі як порушення конфіденційності або недотримання термінів. Відповідні наслідки варіюються від штрафів до судових розглядів, якщо повідомлення не буде дано своєчасний відповідь або конфіденційні дані потраплять у чужі руки.

Які дані містить державна пошта?

Державна пошта в основному містить конфіденційну особисту інформацію. До них відносяться:

• Ім’я, адреса і контактні
  дані Це основні персональні дані, які дозволяють однозначно ідентифікувати людину.
• Номери податкового чи соціального страхування
  Ці номери особливо важливі, тому що вони безпосередньо пов’язані з податковими чи соціальними пільгами.
• Розкриття інформації про доходи, активи або боргах
  Офіційні листи, такі як податкові повідомлення або сповіщення, можуть містити докладну фінансову інформацію.
• Медичні
  дані Захист цих даних має першорядне значення, особливо в разі виписок з медичних страхових компаній, страхових компаній по догляду або Департаменту охорони здоров’я.
• Юридична інформація, така як нагадування, загрози в судовому порядку або клопотання
  В таких листах часто вказуються строки та вимоги, які можуть спричинити за собою юридичні наслідки.

Неправильне поводження з такими документами може призвести до того, що неавторизовані треті сторони отримають доступ до конфіденційної інформації. Це може призвести до крадіжці особистих даних, фінансовому збитку або іншим юридичним проблемам.

Поради щодо безпечного поводження з урядової поштою

Безпечне зберігання документів

Використовуйте закриваються шафи або спеціальні папки для зберігання документів, щоб захистити конфіденційні документи від доступу третіх осіб. Якщо документи зберігаються в цифровому вигляді, рекомендується використовувати зашифрований жорсткий диск або захищену хмарну службу відповідно до вимог GDPR. Будьте обережні, щоб точно регулювати права доступу і регулярно міняти паролі.

Регулярно перевіряйте вхідні

Недотримання строків може мати дорогі наслідки. Переконайтеся, що ви відкриваєте і обробляєте своє повідомлення своєчасно. Це також включає в себе по можливості щоденне очищення поштової скриньки, щоб не пропустити жодного важливого листа. У багатьох випадках доцільно негайно перенести зустрічі в цифровий або аналоговий календар і додати кошти нагадування.

Шифрування цифрового зв’язку

При цифровому спілкуванні з державними органами використовуйте захищені поштові служби з шифруванням або так званий „спеціальний електронний поштовий ящик державних органів“ (BeBPo), якщо він доступний у вашому штаті. При відправці документів ви повинні бути обережні, щоб відправляти конфіденційний контент тільки в зашифрованих вкладеннях. Таким чином, ви уникнете перехоплення конфіденційних даних у дорозі.

Випускайте оригінали тільки при необхідності

Передавайте оригінальні документи тільки в тому випадку, якщо це абсолютно необхідно. В іншому випадку копій часто буває достатньо. Якщо агентство запитує оригінал, рекомендується відправити її поштою рекомендованим листом і заздалегідь зробити копії або цифрові скани, щоб застрахуватися на випадок втрати.

Поширені проблеми при роботі з урядової поштою

Недотримання термінів

Строки, зазначені в офіційних повідомленнях, мають обов’язкову юридичну силу. Несвоєчасні дії можуть призвести до негативних наслідків, таких як штрафи або судові розгляди. Відзначайте важливі зустрічі в своєму календарі і встановлюйте нагадування в смартфоні або комп’ютері. У разі невизначеності, наприклад, щодо точного терміну початку, рекомендується проконсультуватися з відповідним органом, щоб уникнути непорозумінь.

Загублені документи

Втрата урядової пошти може не тільки поставити під загрозу конфіденційність, але і завдати шкоди закону. Тому створюйте цифрові резервні копії важливих документів, наприклад, скануючи їх на зашифрованому диску або в захищеному хмарному сховищі. При цьому дотримуйтесь систематичну подачу документів, щоб при необхідності ви могли швидко знайти документи.

Проблеми з розумінням

Багато громадяни відчувають труднощі з розумінням часто складного мови, що міститься в листах влади. Наш безкоштовний сервіс допомагає перетворити такі листи проста мова: офіційні німецькі перекладачі. Там ви можете завантажити або ввести уривки, і ви отримаєте чітку і зрозумілу версію тексту. В якості альтернативи, деякі місцеві муніципальні консультаційні центри також пропонують допомогу в розшифровці офіційного німецької мови.

Кроки щодо дотримання конфіденційності

Обов’язки, пов’язані з конфіденційністю

Відповідно до GDPR і BDSG громадяни та установи зобов’язані захищати особисті дані від неправомірного використання. Це також відноситься до особистих документів, таких як податкові звіти або бланки заяв. Після обробки даних необхідно перевірити, чи є обробка законною і цілеспрямованою. Таким чином, приватні особи також повинні збирати та зберігати лише стільки даних, скільки абсолютно необхідно.

Економія даних

У формах вказуйте тільки строго необхідні дані. Слід уникати додаткової інформації, яка не є строго необхідним. Перш ніж заповнювати заявки, переконайтеся, що кожна заява дійсно необхідно. Таким чином, у неавторизованих третіх осіб менше можливостей отримати доступ до надмірно великим наборів даних.

Безпечне видалення документів

Знищити непотрібну документацію, що містить конфіденційні дані, з допомогою подрібнювача. Це запобіжить можливість відновлення інформації третіми особами. Зверніть увагу на належний рівень безпеки пристрої: Для високочутливих документів рекомендується проводити обрізку часток (рівень безпеки P-4 або вище).

Важлива статистика, що стосується конфіденційності та державної пошти

Ці цифри показують, що, хоча ризики значні, безпечним поводженням з урядової пошти та конфіденційністю часто нехтують. Оскільки більше половини людей стикаються з проблемами, пов’язаними зі складністю офіційних листів, висока ймовірність того, що терміни будуть пропущені або заходів по забезпеченню конфіденційності будуть пропущені.

Права та обов’язки в контексті конфіденційності

Право на отримання інформації (стаття 15 GDPR)

Будь-яка фізична особа має право запитувати у державних органів або компаній інформацію про те, які дані про нього зберігаються і з якою метою вони використовуються. Якщо ви підозрюєте, що який-небудь орган збирає або зберігає більше даних, ніж необхідно, ви можете подати письмовий запит на надання інформації.

Право на виправлення (стаття 16 GDPR)

Якщо ви виявите, що в нормативних документах є неправильні або застарілі дані, ви маєте право на виправлення. Це особливо важливо, якщо невірна інформація може вплинути на ваші податкові або соціальні рішення.

Право на видалення (стаття 17 GDPR)

При певних умовах (наприклад, якщо ваші дані були оброблені неналежним чином або первісна цільова прив’язка більше не існує, ви можете запросити видалення персональних даних. Однак у державних органів часто діють особливі терміни зберігання, тому негайне видалення не завжди можливо.

Право на подачу апеляції (стаття 77 GDPR)

Якщо ви відчуваєте, що який-небудь орган несправедливо звертається з вашими даними, ви можете подати скаргу до відповідного органу з нагляду за дотриманням конфіденційності. Він перевірить, чи є порушення даних, і при необхідності зробить подальші дії.

Особливості цифрового урядового зв’язку

Триваюча цифровізація призводить до того, що все більше і більше державних установ пропонують цифрові канали доступу. До них відносяться:

• Онлайн-форми: Податкові декларації, заяви на отримання житлових посібників або BAföG тепер можна подавати повністю в цифровому вигляді.
• Портали електронного уряду: Багато муніципалітети та округу надають портали, де користувачі можуть подати заявку на отримання різних пільг після реєстрації.
• Електронні підписи: Для забезпечення особи заявника часто потрібно електронний підпис або онлайн-ідентифікація (наприклад, за допомогою функції посвідчення особи eID).

Однак цифрове спілкування також пов’язане з ризиками. Трафік, що проходить через Інтернет, що потенційно може бути перехоплений, тому наскрізне шифрування і надійні паролі є вирішальними факторами. Обов’язково регулярно оновлюйте свій комп’ютер та інші пристрої, щоб усунути уразливість в системі безпеки.

Надійні паролі і багатофакторна аутентифікація

Особливо при доступі до урядових порталів вам обов’язково слід використовувати надійні паролі. Надійний пароль:

1. Містить прописні і малі літери, цифри та спеціальні символи.
2. Має довжину не менше дванадцяти символів.
3. Не слід використовувати в інших контекстах (наприклад, електронна пошта, соціальні мережі).

Там, де це можливо, увімкніть багатофакторну аутентифікацію (MFA). Таким чином, несанкціонований доступ стає ще складніше, тому що після введення пароля потрібно додатковий код (наприклад, за допомогою SMS або програми).

Зберігання та терміни зберігання

для приватних осіб

По суті, приватні особи не зобов’язані зберігати державні документи протягом дуже тривалих періодів часу. Тим не менш, є деякі документи, які доцільно зберігати протягом декількох років:

• Податкові звіти (не менше чотирьох років, оскільки податкова інспекція може запросити документацію при можливій перевірці)
• Пенсійні документи (зберігати на все життя! Відомості з пенсійних повідомлень або записів соціального забезпечення все ще можуть бути важливі через роки.)
• Судові документи (зберігайте їх до тих пір, поки не почнеться судовий розгляд, плюс кілька років після нього)

Для самозайнятих і підприємств

Ті, хто займається бізнесом або працює фрілансером, в деяких випадках мають більш суворі терміни зберігання, наприклад, шість або десять років для документів, що мають відношення до оподаткування. Контракти або бухгалтерські документи також повинні бути доступні протягом цього часу.

Конфіденційність та розкриття третім особам

Часто владі потрібні додаткові докази, які вони можуть отримати тільки через третіх осіб (наприклад, роботодавців, банки, медичні страхові компанії). В таких випадках часто потрібно інформовану згоду, щоб дозволити передачу ваших даних. зверніть увагу:

1. Цільова
   прив’язка Орган може використовувати інформацію тільки для конкретної заявленої мети.
2. Уважно прочитайте форми згоди
   Нерідко вони містять положення, що дозволяють більш широке використання ваших даних, ніж це було б необхідно. У разі сумнівів уточнюйте або робіть обмежувальні зауваження.
3. 
   Відгук У вас є право відкликати свою згоду в будь-який час. Однак будь-яка обробка, здійснена на законних підставах до моменту відкликання, зазвичай не порушується.

Безпека в епоху цифрових технологій

Електронна пошта проти Ru-mail

Влада іноді надають можливість надсилати документи електронною поштою. Це сертифікована державою послуга, яка обіцяє більш безпечну зв’язок, ніж традиційна електронна пошта. Однак досі De-Mail не отримала широкого розповсюдження, тому багато громадян, як і раніше покладаються на класичну пошту або незашифровані електронні листи. Якщо який-небудь орган влади пропонує вам розсилку по електронній пошті, вам слід перевірити, чи є у них відповідна інфраструктура і чи варто витрачених зусиль.

Електронне ведення документації

У багатьох державних установах аналогові операції поступово замінюються електронними записами. Це дає громадянам ту перевагу, що деякі документи легше доступні в цифровому вигляді і їх можна швидше обмінювати. У той же час, однак, висока безпека даних має вирішальне значення. Електронні файли можуть бути доступні лише авторизованим співробітникам, і кожен доступ повинен реєструватися. Якщо у вас є які-небудь питання про те, як поводитися з вашим електронним файлом, ви можете безпосередньо зв’язатися з державним інспектором по захисту даних.

Резюме та перспективи

Робота з офіційною поштою потребує не тільки організаційних навичок, але й обізнаності про захист конфіденційних даних. Завдяки використанню безпечних систем зберігання, цифрових інструментів і ретельному управління конфіденційністю ризики можуть бути зведені до мінімуму. Ті, хто регулярно спілкується з державними органами, також повинні звертати увагу на прозору і закодовану зв’язок, щоб запобігти витоку даних і непорозуміння.

Найбільш важливі моменти, які слід запам’ятати:

1. Конфіденційність: Конфіденційні дані не зберігаються в незахищених вкладеннях електронної пошти або незачинених папках.
2. Управліннятермінами: записуйте всі терміни і своєчасно встановлюйте нагадування.
3. Розуміння: Скористайтеся пропозиціями про допомогу, такими як офіційний німецький перекладач, консультаційні центри або гарячі лінії, щоб розібратися в складній урядової поштою.
4. Цифрова безпека: використовуйте надійні паролі, зашифровані з’єднання і, при необхідності, багатофакторну аутентифікацію.
5. Управління документами: Зберігайте документи до тих пір, поки вони можуть бути актуальними. Безпечно викидайте непотрібні документи.

Той, хто звертає увагу на ці аспекти, закладає міцну основу для надійного, безпечного та своєчасного спілкування з державними органами. Таким чином, значно знижується ризик стресу і ризик фінансових або юридичних недоліків. Особливо в епоху, коли все більше і більше операцій відбувається в цифровому форматі, захист особистих даних продовжує набувати все більшого значення. Хороша підготовка і свідоме поводження з власними даними є ключем до дотримання вимог GDPR, BDSG та вимог державних органів.

Якщо вам щось неясно в конкретному листі або заяві, не соромтеся звертатися за допомогою. Будь то допомога сусідам, центри обслуговування споживачів або онлайн-сервіси, у вашому розпорядженні безліч пропозицій. Таким чином, ви можете бути впевнені, що укладетеся у встановлені терміни і завжди будете належним чином захищати свою особисту інформацію.

На закінчення можна сказати наступне: проявивши невелику організованість, обережність і необхідну поінформованість про конфіденційність, ви зможете спокійно протистояти повсякденним діям влади. Значною мірою можна уникнути хаосу документів, витоків даних і пропущених термінів з допомогою структурованого підходу, безперервного навчання і використання відповідних допоміжних засобів.