Розуміння нормативних документів – запобігання непорозуміння
Нормативні документи часто є проблемою для багатьох людей. Складні формулювання, технічний жаргон і довгі речення ускладнюють негайне розуміння листи з офісу. Це часто призводить до нерозуміння, яке за певних обставин може мати серйозні наслідки. Нижче ми пояснимо найбільш поширені помилки в офіційних листах і дамо поради про те, як їх уникнути.
Складні технічні терміни та скорочення
Офіційні листи часто рясніють технічними термінами і скороченнями, які не завжди зрозумілі непрофесіоналам. Прикладами можуть служити такі терміни, як ‘повідомлення’, ‘грант’, або скорочення, такі як ‘ALG II’ (допомога по безробіттю II). Цей жаргон призводить до того, що багато одержувачі не розуміють фактичного змісту листа.
Приклади технічних термінів:
- Повідомлення: Офіційний документ, що містить рішення органу влади.
- Грант: Дозвіл або дозвіл на конкретна дія або дія.
- ALG II: Допомога по безробіттю II, соціальна допомога для забезпечення засобів до існування.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Як використовувати глосарій: Багато органи влади розміщують на своїх веб-сторінках глосарій, в якому пояснюються найбільш важливі терміни.
- Питати: У разі неясності не слід без вагань звертатися безпосередньо до органу влади.
- Зверніться за допомогою: Існують безкоштовні послуги, такі як наш офіційний німецький перекладач, які допомагають переводити письмові матеріали на зрозумілу мову.
Складні структури пропозицій
Довгі і вкладені пропозиції – ще одна проблема у нормативних документах. Такі структури ускладнюють збереження загальної теми і розуміння суті листа.
Приклад вкладеного пропозиції: „У відповідності з пунктом 2 статті 24 Соціального кодексу Друга книга (SGB II) особи, які мають право на отримання допомоги, мають право на додаткові потреби при певних умовах, за умови, що вони відповідають вимогам пункту 2 статті 21 SGB II“.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Розбиття пропозицій: Спробуйте розбити довгі речення на більш короткі.
- Визначте ключові слова: Зверніть увагу на ключові слова і основні твердження в тексті.
- Зверніться за допомогою: Зверніться за допомогою до людині, яка має досвід роботи з офіційними документами, або скористайтесь послугами перекладача.
Різні інтерпретації термінів
Поширена помилка стосується інтерпретації термінів. Часто незрозуміло, чи застосовується крайній термін до дати листи або до дати отримання. Це може привести до проблем, якщо будуть пропущені важливі терміни.
Основні типи термінів:
- Крайній термін подачі апеляції: тимчасові рамки, протягом яких може бути подано заперечення проти судового рішення.
- Термін оплати: Період, протягом якого повинен бути здійснений платіж.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Перевірте дату: Зверніть пильну увагу на дату, зазначену в листі.
- Як використовувати календар: Використовуйте календар, щоб чітко позначати крайні терміни і діяти вчасно.
- Внесіть ясність: Якщо крайній термін неясний, слід негайно звернутися у відповідний орган.
Неясні інструкції і вимоги
Іноді офіційні листи містять інструкції, які важко зрозуміти або точне значення яких неясно. Часто це стосується заяв або форм, які необхідно заповнити.
Приклади нечітких інструкцій:
- „Будь ласка, додайте усі відповідні документи“.
- „Заповніть заявку повністю і розбірливо“.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Складіть контрольний список: Складіть список необхідних документів і переконайтеся, що у вас є все.
- Використання прикладів: Багато органи влади пропонують зразки форм або довідкові матеріали для заповнення.
- Звертайтеся за допомогою: Скористайтеся послугами, які надають докладну довідкову інформацію, наприклад, нашим офіційним німецьким перекладачем.
Двозначні формулювання
Двозначні або двозначні формулювання можуть призвести до непорозуміння, особливо коли мова йде про юридичних чи фінансових питаннях.
Приклад двозначного формулювання: „Ви маєте право на підтримку“.
Це може означати, що хтось вже отримує допомогу або що їм ще належить подати заявку на неї.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Зверніть увагу на контекст: Уважно прочитайте весь лист, щоб краще зрозуміти контекст.
- У пошуках ясності: У разі сумнівів зверніться безпосередньо до органу влади, що саме мається на увазі.
- Як скористатися підтримкою: Використовуйте служби перекладу, щоб зрозуміти точний зміст.
Неоднозначні висловлювання та формулювання
Іноді влади використовують двозначні вислови, які можна інтерпретувати по-різному. Це часто призводить до плутанини і невпевненості.
Приклади неоднозначних виразів:
- „Ваш запит буде оброблений.“ Чи означає це, що вона вже редагується або що вона скоро буде відредагована?
- „Ви скоро отримаєте відповідь.“ Як довго триває “скоро’?
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Запитуйте: Не соромтеся звертатися за роз’ясненнями до влади, щоб отримати роз’яснення.
- Запитайте часові рамки: Запитайте конкретно про тимчасових рамках, якщо вказані неясні часові рамки.
Різні інтерпретації термінів
Інколи різні люди розуміють що то по-різному під одним і тим же терміном. Це особливо проблематично в нормативних умовах, коли важлива точна формулювання.
Приклад:
- „Дохід“ може включати в себе різні компоненти, такі як заробітна плата, дохід від оренди, відсотки, так далі.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Перевірка визначень: Подивіться, містить лист які-небудь визначення або посилається на якісь юридичні визначення.
- Питати: Запитайте, якщо термін неясний або може мати кілька значень.
Різні мовні бар’єри
Людям, які не говорять по-німецьки як на рідній мові, офіційні листи часто буває ще важче зрозуміти. Мовні непорозуміння можуть призвести до неправильних дій або упущень.
Поради, як уникнути непорозумінь:
- Як користуватися перекладами: Переведіть лист на ваш рідну мову.
- Скористайтеся послугами усного перекладача: Скористайтеся послугами усного перекладача, який може допомогти з перекладом і поясненням.
- Скористайтеся послугами на простому мовою: Багато органи влади надають інформацію на простому мовою.
Поширені причини непорозуміння
- Складний мова: технічні терміни і складні структури пропозицій.
- Неясні терміни: неправильні уявлення про те, коли починаються і закінчуються терміни.
- Розпливчасті інструкції: неспецифічні вимоги, які важко інтерпретувати.
- Двозначні формулювання: двозначні твердження, що призводять до плутанини.
- Мовні бар’єри: труднощі з розумінням офіційної мови для осіб, які не є носіями мови.
Типові дані в офіційних листах
- Дата видачі: дата створення листа.
- Період подачі апеляції: період, протягом якого можна подати апеляцію на рішення.
- Термін оплати: Дата, до якої має бути здійснено платіж.
- Термін дії: період, на який поширюється дія листа.
- Термін подачі заявки: період, протягом якого повинна бути подана заявка.
- Призначення зустрічі: Дата і час запланованої зустрічі з владою.
Поширені помилки і їх рішення
| Missverständnis | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| технічні терміни не зрозумілі | Складний мову | Використовуйте глосарій, задавайте питання |
| Термін невірно витлумачений | Неясні терміни | Перевірка дати, використання календаря |
| Неясні інструкції | Розпливчасті формулювання | Контрольний список, приклади використання |
| Двозначні формулювання | Двозначність у тексті | Зверніть увагу на контекст, шукайте ясності |
| Довгі структури пропозицій | Вкладені пропозиції | Поділ речень, розпізнавання ключових слів |
| Sprachbarrieren | нерідну мову | Письмові переклади, використання послуг усного перекладача |
Поради по кращому розумінню офіційних листів
- Читайте уважно: Знайдіть час, щоб уважно прочитати лист.
- Відзначте: Відзначте важливі місця і терміни, які ви не розумієте.
- Питати: Не бійтеся питати у влади, якщо щось незрозуміло.
- Звертайтеся за допомогою: Скористайтеся такими пропозиціями, як допомога нашого офіційного німецького перекладача.
- Перевірте розуміння: Попросіть когось, хто добре розбирається у нормативних документах, вивчити лист.
Fazit
Непорозуміння в нормативних документах є звичайним явищем, але його можна уникнути за допомогою правильних стратегій та інструментів. Уважне прочитання листа, використання пропозицій про допомогу і прямий запит у разі двозначності – все це важливі кроки для мінімізації непорозуміння.
