Autoritățile de post și politica de confidențialitate: trebuie să acorde o atenție

Relațiile cu autoritățile post este adesea complex și necesită o atenție specială, în special în ceea ce privește protecția datelor. Baza legală pentru acest lucru poate fi găsit în protecția datelor regulamentul de bază (DSGVO) și legea Federală privind protecția datelor (BDSG).

Aceste reglementări determină modul în care datele personale sunt prelucrate, protejate și trebuie să fie salvat, chiar și în contextul de comunicare între cetățeni și autorități.

Erorile pot avea consecințe grave, cum ar fi încălcări de confidențialitate, sau nerespectarea limitelor de timp. Consecințele corespunzătoare variind de la amenzi la procedurile judiciare, dacă o decizie nu a răspuns în timp util, sau de a furniza informații sensibile în mâini greșite.

Ce date sunt conținute de către autoritățile de post?

Autoritățile post conține cele mai multe informații personale sensibile. Acestea includ:

• Numele, adresa și datele de contact
  Aceasta este o bază de date cu caracter personal, codul unic de misiune a unei Persoane.
• Fiscale sau de asigurări sociale de numere
  , Aceste numere sunt deosebit de sensibile, deoarece este direct legată cu legislația fiscală, sau servicii sociale care sunt legate.
• Informații cu privire la venituri, active sau pasive,
  de Reglementare Scris, cum ar fi taxa de evaluare avizele sau Comenzile pot obține informații detaliate privind informațiile financiare.
• Date de sănătate
  , în Special, în caz de scrisori de la companii de asigurări de sănătate, de îngrijire a sănătății birouri sau Departamentul de sănătate este protecția acestor date este extrem de important.
• Legea legate de informații, cum ar fi memento-uri, proces amenințări, sau aplicații
  , cum ar scrisori conțin adesea termenele și cerințele, consecințele juridice pot fi.

Manipularea necorespunzătoare a unor astfel de documente există riscul ca terțe părți neautorizate accesul la informații confidențiale. Acest lucru poate duce la furtul de identitate, pierderi financiare, sau alte probleme juridice.

Sfaturi pentru siguranță de-a face cu autoritățile de post

Documente într-un loc sigur

Puteți utiliza blocabil dulapuri speciale sau dosare pentru a proteja documentele sensibile de acces de către terți. Documentele sunt stocate digital, este recomandat un hard disk criptat sau un serviciu securizat Nor, care îndeplinește cerințele de DSGVO. Fi sigur de a reguli de drepturi de acces pentru o potrivire exactă pentru a schimba parolele în mod regulat.

Inbox verificarea cu regularitate

Termene ratate pot avea scumpe consecințe. Asigurați-vă că deschideți e-Mail în timp util și editați-l. Aceasta include, de asemenea, căsuța poștală de zi cu zi, dacă este posibil, la gol, în scopul de a nu pierde orice importanta Scrie. În multe cazuri, este recomandabil de a transfera numiri instantaneu, într-un digital sau analog calendar și se adaugă memento-uri.

Criptare a comunicațiilor digitale

Dacă vă comunica cu agenții digitale, puteți folosi E-Mail securizat, servicii de criptare sau așa-numitele ‘electronice speciale, autoritățile poștală’ (BeBPo), dacă este în stare disponibil. În Transmiterea de documente, ar trebui să fie atenți să nu pentru a trimite informații confidențiale numai în atașamente criptate. Astfel, puteți preveni datele sensibile nu pot fi interceptate.

Original da numai atunci când este necesar

Introduceți documentele originale numai dacă este strict necesar. În caz contrar, copii de multe ori este suficient. O autoritate ar trebui să solicite Original, este recomandat pentru a trimite asta prin e-mail înregistrată și în perioada premergătoare copii sau Scanări, astfel încât să fie în cazul în care pierderea asigurată.

Probleme comune atunci când se ocupă cu autoritățile de post

Termenul de eșecuri

Termenele limită specificate în autoritățile post, sunt obligatorii. Acțiune întârziată poate duce la consecințe negative, cum ar fi amenzile sau procedurile judiciare. Puteți marca datele importante din calendar și setați Memento-uri în telefonul dvs. Smartphone sau de pe Computer. Dacă nu sunteți sigur, de exemplu, despre exact începutul Perioadei, este recomandat pentru competente autoritatea de a solicita, în scopul de a evita neînțelegerile.

Pierdut Documente

Pierderea de autoritățile post nu poate pune în pericol doar viața privată, dar, de asemenea, juridice dezavantaje. Salva documente importante, prin urmare, digitale, de exemplu, prin scanarea de pe un hard disk criptat sau într-un Nor de stocare securizat. Asigurarea sistematică de stocare, astfel încât să puteți găsi rapid documente.

Înțelegerea problemelor

Mulți oameni au dificultăți în a înțelege de multe ori limbaj complex, în Autoritățile de obligațiuni. Serviciul nostru gratuit îi ajută pe cei Scris într-un limbaj simplu transforma: autoritățile engleză-translator. Nu puteți încărca pasaje sau intra și de a obține un mod clar, ușor de înțeles Versiune a textului. Alternativ, unele sfaturi locale de a oferi pe site-ul pentru a vă ajuta să le Descifreze de către autoritățile engleză.

Măsuri pentru a se conforma cu protecția datelor

Obligații Privind Confidențialitatea

Potrivit DSGVO și BDSG cetățenii și instituțiile sunt obligate să protejeze datele cu caracter personal împotriva utilizării abuzive. Acest lucru este valabil și pentru actele private, cum ar fi facturile fiscale sau formularele de cerere. De îndată ce datele pentru a fi prelucrate, trebuie verificat că prelucrarea este legală, și pentru scopul propus. Persoane fizice, de asemenea, ar trebui să colecteze doar datele cu caracter personal, sau pentru a salva, ca este absolut necesar.

Minimizarea datelor

În forme, numai datele absolut necesare. Informații suplimentare care nu este absolut necesar ar trebui să fie evitate. Verificați înainte de finalizarea procesului de aplicații, dacă orice informație este cu adevărat necesar. Terțe părți neautorizate au mai puține oportunități de a inutil seturi mari de date.

Eliminarea în siguranță a documentelor

Te distrugă care nu sunt necesare documente care conțin date sensibile, cu ajutorul unui tocător. Acest lucru previne informații pot fi fabricate de către un terț, din nou. Asigurați-vă că nivelul de securitate al dispozitivului: Pentru documente extrem de sensibile, o particulă se taie (nivel de securitate P-4 sau mai mare) este recomandat.

Statistici importante în jurul valorii de protecția datelor și autoritățile de post

Aceste Cifre arată că manipularea sigură a autorităților de neglijat pentru a posta și de confidențialitate, de multe ori, totuși, riscurile sunt considerabile. Deoarece aproximativ jumătate din oameni au probleme cu complexitatea autoritățile de litere, există o mare probabilitate ca termenele să fie pierdute sau măsuri de protecție a datelor pentru a fi trecute cu vederea.

Drepturile și obligațiile în contextul protecției datelor

Dreptul de acces (articolul 15 DSGVO)

Fiecare Persoană are dreptul să ceară de la autorități sau companii cu informații despre datele stocate despre tine este utilizat și pentru ce scop scopul este de a fi. Ar trebui să aveți suspiciunea că o autoritate necesită mai multe date, sau magazine, atunci când este necesar, puteți face o cerere în scris pentru informații.

Dreptul la rectificare (articolul 16 DSGVO)

Ei au observat că în documentația oficială incorecte sau depășite de date, aveți dreptul la rectificare. Acest lucru este important mai ales dacă informațiile incorecte ar putea avea un impact asupra ta fiscale sau sociale sau decizii.

Dreptul la Ștergere (articolul 17 DSGVO)

În anumite condiții (de exemplu, dacă datele au fost prelucrate în mod ilegal sau cu scopul inițial nu mai există), puteți solicita stergerea datelor dvs. personale. Cu toate acestea, speciale de depozitare, se aplică pentru autoritățile de multe ori nu limite de timp, astfel încât ștergerea imediată nu este întotdeauna posibil.

Dreptul de recurs (art. 77 DSGVO)

Te simti modul în care datele sunt manipulate de către o autoritate publică au fost tratați nedrept, s-ar putea plânge de responsabil cu protecția datelor autorității de Supraveghere. Aceste controale dacă o protecție a datelor este o încălcare, și, dacă este necesar, să inițieze măsuri suplimentare.

Caracteristici speciale pentru guvern digital de comunicații

La digitizarea progresivă duce la mai multe și mai multe autorități de a oferi acces digital căi. Acestea includ:

• Formulare on-line: declarațiile fiscale, cererile pentru a beneficia de locuințe sau BAföG poate acum complet digital, pentru a fi prezentate.
• Portaluri de E-Guvernare: Multe municipii și județe în on-line portaluri de locuri de muncă în cazul în care utilizatorii în funcție de înregistrarea diferitelor servicii cerere.
• Semnăturile electronice: identitatea solicitantului de a asigura, este de multe ori o semnătură electronică, sau On-line de identificare (de exemplu, prin intermediul eID funcția ID card) este necesar.

Cu toate acestea, comunicare digitală implică riscuri. Traficul de date pe Internet pot fi interceptate, care este motivul pentru care un end-to-end de criptare și parole sigure sunt factori decisivi. Asigurați-vă că aveți în mod regulat Actualizări pentru Computer și alte dispozitive pentru a înregistra, pentru a închide lacunele de securitate.

Parole sigure și autentificarea cu doi factori

Mai ales în cazul unor completări la autoritățile portaluri, se recomandă să utilizați parole puternice. O parolă sigură:

1. Conține litere Mari și litere mici, cifre și caractere speciale.
2. Cel puțin douăsprezece caractere.
3. Nu ar trebui să fie utilizate în alte contexte (de exemplu, adresa de E-Mail, Social Media) este folosit.

În cazul în care este posibil pentru a activa autentificarea Multi-factor (MAE). Deci, un acces neautorizat este chiar mai dificil, pentru că după ce este introdusă parola, un cod suplimentar de securitate (de exemplu, prin SMS sau Aplicație) este necesară.

Depozitarea și păstrarea perioade

Pentru Persoane Fizice

În general, persoanele nu sunt necesare, documente oficiale pe perioade foarte lungi de timp în magazin. Cu toate acestea, există unele documente care ar trebui să fie păstrate timp de mai mulți ani:

• Impunere (de cel puțin patru ani, ca biroul fiscal, în caz de orice documente de Verificare cerere)
• Documente de pensionare (pentru magazin Viață! Informații de pensii modeste sau de securitate socială înregistrările pot fi ani mai târziu.)
• Actele judiciare (Deci ține mult timp, deoarece procedura este în curs, plus câțiva ani mai târziu)

Pentru liber-profesioniști și companii

Cine conduce o afacere, sau un freelancer este, sub rezerva part time limite mai stricte de stocare, de exemplu, șase sau zece ani pentru fiscal-documente relevante. De asemenea, contractele și documentele contabile trebuie să fie realizat în acel moment.

Vieții private și divulgarea către terți

De multe ori autoritățile nevoie și de alte dovezi, s-ar putea vedea doar prin terțe părți (cum ar fi angajatori, băncile, companiile de asigurări de sănătate). În astfel de cazuri, este de multe ori necesar pentru a avea un acord, datele dvs. pot fi divulgate. Notă:

1. Scop
   , autoritatea poate utiliza datele numai pentru scopul specific de utilizare.
2. Formulare de consimțământ citiți cu atenție
   , Nu de puține ori conține clauze care o mai amplă utilizare a lor de date pentru a permite, ca ar fi necesare. În caz de dubiu, cere sau restrictive observații.
3. Retragere
   aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment să se retragă. Până la momentul revocării, în mod legal au fost operațiuni de prelucrare, cu toate acestea, rămân, în general neafectată.

De securitate în era digitală

E-Mail vs Mail

Autoritățile oferă posibilitatea de a trimite documente prin e-Mail. Acesta este un stat-certificate de serviciu care promite o comunicare mai sigur decât convenționale de E-Mail. Cu toate acestea, nu au fost stabilite de RO-Mail la nivel național, care este motivul pentru mulți oameni continuă să se bazeze pe convențională Post sau necriptate E-Mail-uri. Dacă aveți o autoritate De-oferirea de e-Mail, trebuie să verificați dacă aveți o infrastructură adecvată și dacă merită efortul.

Înregistrările Electronice De Gestionare A

În multe autorități analog procese vor fi înlocuite treptat de fișiere electronice. Cetățenii avantajul că anumite documente sunt mai ușor disponibile în format digital, și mai repede pot fi schimbate. În același timp, un nivel ridicat de securitate a datelor este crucială. Fișiere electronice poate fi autorizat doar angajații pot accesa, și toate căile de acces trebuie să fie conectat. Dacă aveți orice întrebări cu privire la manipularea fișier electronic, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor.

Rezumat și Outlook

De-a face cu autoritățile, post necesită nu numai abilitatea de organizare, dar, de asemenea, o conștientizare pentru protecția datelor sensibile. Prin utilizarea de sigure sisteme de stocare, instrumente digitale și un atent de protecție a datelor de management, riscurile pot fi minimizate. Cei care în mod regulat apare cu autoritățile publice, ar trebui să acorde atenție, de asemenea la un mod transparent și comunicații criptate pentru a preveni scurgerile de date și neînțelegeri.

Cele mai importante puncte care trebuie să vă amintiți:

1. Confidentialitate: datele Sensibile în negarantate atașamente de E-Mail sau deblocat folder.
2. Managementul timpului: Înregistra toate Termenele și setați memento în timp util.
3. Înțelegere: Profita de servicii de sprijin, cum ar fi autoritățile în limba germană interpreți, centre de consiliere sau Linii de asistență telefonică, să complicat de înțeles.
4. Digital de securitate: Utilizați parole sigure, Conexiuni criptate și, dacă este necesar, Multi-factor de autentificare.
5. Document management: salva documente atâta timp cât acestea sunt relevante ar putea fi. Dispune de prisos documente în condiții de siguranță.

Dacă vă acorde atenție la aceste aspecte, stabilește o bază solidă de încredere, în condiții de siguranță și în timp util de comunicare cu autoritățile. Astfel, stres potențial și riscul financiar sau juridic dezavantajele sunt reduse semnificativ. În special, într-un moment în care mai multe procese digitale, câștigă protecția datelor cu caracter personal în importanță. O bună pregătire și o utilizare conștientă a datelor private este cheia pentru a îndeplini cerințele de DSGVO, actul de protecție a datelor și cerințele autorităților.

Dacă aveți o anumită Scrisoare, sau de a solicita ceva este neclar, nu ezitați să caute ajutor. Dacă în vecinătate de ajutor, centre de consum sau servicii Online – o gama de oferte disponibile pentru tine. Astfel, puteți fi sigur că va respecta toate termenele și datele dumneavoastră personale în orice moment, pentru a proteja în mod corespunzător.

În concluzie, putem spune: Cu un pic de organizare, diligență și intimitatea necesară conștientizarea, va fi capabil pentru a vedea autoritățile din viața de zi cu zi într-un mod relaxat. Documentele haosului, intimitate ghinioane și termene ratate printr-o abordare structurată, de formare continuă și Utilizarea de instrumente adecvate pot fi în mare parte evitate.